Il tuo poliambulatorio riceve centinaia di chiamate al giorno tra prenotazioni, informazioni e disdette. La Virtual Reception di Run2AI gestisce tutto in automatico, 24 ore su 24, 7 giorni su 7: risponde alle chiamate, prenota visite e fornisce informazioni ai pazienti senza perdere una sola telefonata, anche nelle sedi multiple.
I vantaggi concreti per il tuo poliambulatorio
Un unico assistente AI che conosce tutte le sedi del tuo poliambulatorio, i servizi offerti e le disponibilità di ciascuna. I pazienti vengono indirizzati automaticamente alla sede e allo specialista giusto.
L'architettura cloud risponde in parallelo su tutte le linee del tuo centralino. Niente più segnali di occupato il lunedì mattina o dopo le festività: i pazienti trovano risposta anche nei picchi.
L'assistente virtuale risponde alle chiamate anche fuori orario, nei weekend e nei festivi. I pazienti possono prenotare visite specialistiche in qualsiasi momento, aumentando il tasso di prenotazione.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 €, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 €. Il personale di segreteria viene liberato dalle attività ripetitive e può dedicarsi all'accoglienza in struttura.
Prenota visite specialistiche direttamente nell'agenda del gestionale, verificando disponibilità in tempo reale
Indirizza automaticamente il paziente alla sede corretta in base alla specialità richiesta e alla vicinanza geografica
Gestisce spostamenti e cancellazioni degli appuntamenti aggiornando automaticamente il calendario
Funziona con centralini VoIP e tradizionali senza cambiare la tua infrastruttura telefonica
Risponde alle domande sui servizi offerti, preparazioni per esami e orari di apertura delle sedi
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di poliambulatori che usano la Virtual Reception
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
RUN2AI è un'azienda giovane, dinamica e molto competente. nella figura del suo CEO Andrea Giannuzzi, che già è stato di valido supporto nei mesi scorsi per il percorso di Digital Transformation di Fondazione SERENA, abbiamo avuto modo di approfondire gli effetti e le opportunità dell'AI andando dietro alla sua competenza, sicurezza e professionalità. Esperienza da ripetere!
Storia di successo
Scopri come Biocontrol ha raggiunto l'efficienza 24/7 e la continuità notturna grazie alla Virtual Reception e all'automazione totale dell'accoglienza.
92% tasso di autonomia dell'AI; il 20% delle chiamate convertite in prenotazioni (secondo mese); volume gestito 10x con attivazione H24 rispetto alla sola fascia notturna.
Leggi la storia completaSì: la Virtual Reception di Run2AI nasce multisede e per ogni sede del poliambulatorio gestisce orari, indirizzi, chiusure straordinarie, informazioni e prestazioni erogate. Se ogni sede ha il suo numero, il bot sa già da dove arriva la chiamata; se usi un numero unico in stile CUP, chiede al paziente in quale sede vuole essere visitato prima di cercare le disponibilità.
Nel pannello gli operatori hanno un profilo amministratore o utente e sono associati a una o più sedi, così ognuno vede le richieste di sua competenza. Una seconda sede che è soltanto un punto prelievi sullo stesso numero può partire in logica monosede. Un esempio concreto è la storia di Biocontrol, poliambulatorio multisede che ha usato l'assistente come CUP unico tra le sedi.
La Virtual Reception legge in tempo reale le agende del gestionale del poliambulatorio, propone solo gli slot effettivamente liberi e scrive l'appuntamento direttamente in agenda. Se il paziente chiede un professionista per nome cerca solo nelle sue agende; se non ha preferenze propone l'unione delle disponibilità di tutti gli specialisti che erogano quella prestazione, così il paziente sente subito le prime date utili.
Il gestionale resta il sistema master: prestazioni, prezzi, listini e professionisti arrivano da lì con un pulsante "sincronizza", senza doppio inserimento, e dopo la prenotazione partono i promemoria SMS o email che il gestionale già prevede. Integrazioni disponibili: Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS, RB Software Center Ges.La.An., Google Calendar e Outlook Calendar. Con Doctolib senza Vettore la lettura e scrittura in tempo reale delle agende non c'è: il bot raccoglie la richiesta per la segreteria o porta il paziente alla pagina di prenotazione online.
Per ogni prestazione, sede e regime del poliambulatorio scegli tu come si comporta la Virtual Reception, con tre modalità:
Se il paziente ha un'assicurazione, il bot chiede la compagnia per verificare la presa in carico. Il regime SSN si attiva solo nelle sedi e sulle prestazioni convenzionate e resta spento dove prenota il CUP; quando il budget del mese è esaurito spegni l'interruttore e il bot lo comunica ai pazienti. I dettagli sono nella pagina sulle prenotazioni SSN e SSR.
Lato Run2AI non c'è un tetto pratico alle chiamate contemporanee: il limite è dato dalle linee del tuo centralino, per cui con 12 linee il bot sostiene 12 conversazioni insieme. È quello che serve nei picchi tipici dei poliambulatori, come il lunedì mattina o la fascia 8–10, quando dimensionare la segreteria sul massimo del traffico è impossibile.
Con un centralino VoIP/SIP si crea un interno dedicato collegato via trunk SIP e sono le regole del centralino a decidere quali chiamate passano al bot (è già in uso, per esempio, con 3CX); con un centralino analogico si usa un numero dedicato con inoltro di chiamata. Di solito si parte dalle chiamate fuori orario e da quelle che arrivano quando gli operatori sono tutti occupati; dopo il rodaggio molti poliambulatori portano il bot a primo livello h24.
Sì: se il paziente chiede un ufficio (amministrazione, fatturazione) o una persona per nome, la Virtual Reception instrada la chiamata all'interno giusto rispettando gli orari di ciascuno. In orario trasferisce all'operatore su un secondo interno "gemello", così la chiamata non torna al bot.
Fuori dagli orari dell'ufficio richiesto, o a poliambulatorio chiuso, il bot registra una richiesta di ricontatto con nome, numero e sintesi. Nel pannello funziona come un piccolo ticketing: giallo da gestire, verde richiamato, con traccia di chi ha richiamato e quando, e ogni operatore vede le richieste delle sue sedi.
La Virtual Reception tratta i dati dei pazienti secondo il GDPR: si presenta sempre come assistente virtuale, richiama l'informativa privacy del poliambulatorio e nessun modello viene addestrato sulle conversazioni dei pazienti. I dati sono archiviati su Google Cloud Platform in Europa, i modelli AI sono eseguiti in Europa e tutto è crittografato a riposo.
Il periodo di conservazione lo decidi tu (per esempio uno, due o tre mesi), poi la cancellazione è automatica. In chiaro i dati li vede solo chi accede al pannello con le proprie credenziali, e con i profili per sede ogni operatore vede solo le richieste delle sue sedi. Le registrazioni audio servono solo per verifiche tecniche, restano al massimo 7 giorni e può ascoltarle solo il responsabile tecnico autorizzato. Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento e fornisce al tuo DPO un'informativa dedicata e la documentazione sulla conformità dei server.
La Virtual Reception di Run2AI per il canale telefono parte da 224 € al mese, IVA esclusa; il prezzo finale dipende da quante sedi e quali canali attivi. Il modello è modulare: puoi partire da una sola sede o dal solo telefono e aggiungere sedi, WhatsApp, chat o chiamate in uscita quando servono, e il costo per sede scende al crescere del numero di sedi.
Le voci sono tre: un'attivazione una tantum (configurazione, collaudi, formazione del personale), un canone annuale o trimestrale e il consumo. Il canone del canale voce include 500 minuti di conversazione effettiva al mese, circa 350 chiamate; oltre la soglia si paga a minuto e si conta solo il traffico che arriva al bot. L'integrazione con il gestionale è a forfait, quindi a prezzo certo. Il preventivo per il tuo poliambulatorio lo ricevi già nella prima call.
Di solito l'attivazione richiede 2–3 settimane e i progetti più rapidi vanno online in 5–6 giorni. Si lavora in parallelo su telefonia (con chi gestisce il centralino), integrazione delle agende e contenuti; i contenuti sono la parte più lunga in un poliambulatorio con molte specialità, ma si parte da una base già collaudata in strutture simili e la formazione è inclusa.
Il primo passo è gratuito: chiama il numero dimostrativo sul sito, anche insieme ai soci o ai responsabili di sede, e ascolta come risponderebbe ai tuoi pazienti. Poi puoi partire con un pilota su una sola sede o solo fuori orario e allargare il perimetro dopo il rodaggio. Altre risposte su tempi, centralino e prova sono nelle domande frequenti sulla Virtual Reception.
Prenota una demo gratuita e scopri come la Virtual Reception può trasformare la gestione delle chiamate nel tuo poliambulatorio.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: la segreteria AI per studi medici di Run2AI.