Prenotazione autonoma nel gestionale
L'assistente consulta le disponibilità e scrive l'appuntamento in agenda, quando questa modalità è attiva per quel regime.
Prenotazioni SSN e SSR gestite dalla segreteria virtuale AI
La segreteria virtuale AI gestisce la prenotazione SSN e la prenotazione SSR insieme al privato e all'assicurato. Per ogni prestazione decidi tu le regole, sede per sede.
Alcuni nostri clienti
Le telefonate SSN intasano la segreteria
Nelle strutture private accreditate e convenzionate le telefonate in regime SSN sono tra le più lunghe. Il paziente detta la ricetta elettronica, l'NRE e il codice fiscale, e le regole non sono quelle del privato o dell'assicurato. Il Servizio Sanitario Nazionale (SSN), indicato anche come Sistema Sanitario Nazionale, e i Servizi Sanitari Regionali (SSR) tengono occupata la linea, mentre il CUP della struttura accreditata e della struttura convenzionata SSN continua a squillare.
Succede spesso in un poliambulatorio o in un centro di diagnostica che eroga la stessa prestazione in SSN e in privato. La prenotazione telefonica AI della Virtual Reception prende in carico quel passaggio, così gli operatori restano sulle richieste che hanno bisogno di un collega esperto.
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Ricetta, NRE e codice fiscale allungano la chiamata
La segreteria resta in linea mentre il paziente cerca i dati della ricetta dematerializzata. -
La stessa prestazione ha regole diverse per regime
SSN, privato e assicurato non si prenotano allo stesso modo, e non tutte le sedi sono accreditate per le stesse voci.
Come funziona, in quattro passaggi
Il paziente chiama il numero di sempre. L'assistente riconosce prestazione e regime, raccoglie i dati della ricetta e chiude la richiesta secondo la configurazione della sede.
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01
Il paziente chiama
La telefonata arriva alla Virtual Reception dal centralino della struttura, come per le altre chiamate in ingresso. Il paziente parla normalmente, senza menu a tasti.
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02
L'assistente riconosce prestazione e regime
Capisce quale prestazione serve e se il paziente la chiede in SSN/SSR, in privato o con un'assicurazione. Applica la modalità configurata per quella combinazione e per quella sede.
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03
Raccoglie codice fiscale e NRE
Per una prenotazione in regime SSN chiede il codice fiscale del paziente e l'NRE della ricetta elettronica dematerializzata, e li tiene insieme alla trascrizione.
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04
Prenota, passa la chiamata o registra il ricontatto
Se la configurazione lo prevede e il gestionale di agendazione lo supporta, scrive la prenotazione in agenda. Altrimenti passa la chiamata a un operatore oppure registra una richiesta di ricontatto.
Modalità di prenotazione per prestazione e per regime
Per ogni prestazione del catalogo definisci come la Virtual Reception gestisce ciascun regime: SSN/SSR, privato, assicurato o convenzione. La stessa prestazione può essere prenotata in autonomia in privato e gestita diversamente in SSN, e viceversa.
Passaggio in linea a un operatore
La chiamata resta in gestione agli operatori, con il contesto della richiesta già raccolto.
Richiesta di ricontatto
La conversazione viene registrata come richiesta di ricontatto, pronta per la segreteria.
Sola informazione al paziente
L'assistente risponde alla domanda, senza aprire una prenotazione né un ricontatto.
Configurazione personalizzabile sede per sede
Per le realtà multi-sede la configurazione può differire tra una sede e l'altra. Una sede può essere accreditata per certe prestazioni SSN e un'altra no: l'assistente applica le regole della sede che il paziente sta contattando, senza usare un'unica impostazione per tutta la struttura.
Un poliambulatorio con più indirizzi, o un centro di diagnostica con una sede convenzionata e una solo privata, imposta regime e modalità prestazione per prestazione su ciascuna sede. Il pannello di configurazione è lo stesso; cambiano le regole.
Raccolta di codice fiscale e NRE
Per le prenotazioni in regime SSN l'assistente chiede e raccoglie in conversazione il codice fiscale del paziente e l'NRE (Numero di Ricetta Elettronica) della ricetta dematerializzata. Sono i dati che la segreteria usa per la pratica in regime SSN.
Codice fiscale, NRE e trascrizione della conversazione sono già nel pannello quando la chiamata passa a un operatore o diventa una richiesta di ricontatto. La segreteria richiama con il contesto, senza far ripetere la ricetta al paziente.
Domande frequenti
Regimi, sedi, dati raccolti e cosa succede se il gestionale non scrive la prenotazione SSN in agenda.
Sì. Dal pannello di configurazione decidi come gestire le prenotazioni in regime SSN/SSR, anche prestazione per prestazione e sede per sede. Se il gestionale di agendazione lo consente, le prenotazioni SSN vengono integrate direttamente in agenda; in alternativa la chiamata passa in gestione agli operatori oppure viene registrata come richiesta di ricontatto, con codice fiscale, NRE e trascrizione della conversazione già disponibili per la segreteria.
Sì. Per ogni prestazione del catalogo definisci la modalità di ciascun regime: SSN/SSR, privato e assicurato o convenzione. Una visita può essere prenotata in autonomia in privato e, in SSN, passata a un operatore o registrata come richiesta di ricontatto. Vale anche il contrario.
Sì. Nelle realtà multi-sede la configurazione è personalizzabile sede per sede. Una sede può essere accreditata per certe prestazioni SSN e un'altra no: l'assistente applica le regole della sede che il paziente sta contattando.
Per le prenotazioni in regime SSN l'assistente chiede e raccoglie in conversazione il codice fiscale del paziente e l'NRE, il Numero di Ricetta Elettronica della ricetta dematerializzata. Quei dati restano disponibili per la segreteria insieme alla trascrizione.
La prenotazione SSN in agenda avviene solo se è supportata dal gestionale di agendazione. Se non lo è, la chiamata passa in gestione agli operatori oppure viene registrata come richiesta di ricontatto, con codice fiscale, NRE e trascrizione già pronti.
Sì, la nostra soluzione è pienamente conforme al GDPR (General Data Protection Regulation) e all'European Artificial Intelligence Act. L'infrastruttura della Virtual Reception è stata sviluppata seguendo i più elevati standard di sicurezza e privacy, garantendo la protezione dei dati, la massima affidabilità e il rispetto di tutte le normative vigenti in materia.
Fai come i tuoi pazienti. Affidati a specialisti riconosciuti.
Imposta le regole SSN, privato e assicurato e lascia che la segreteria virtuale raccolga codice fiscale, NRE e la richiesta, prestazione per prestazione.