Prenotazioni SSN e SSR gestite dalla segreteria virtuale AI

Sì: la Virtual Reception gestisce le prenotazioni in regime SSN e SSR insieme a quelle private e assicurate, con regole che decidi tu per ogni prestazione e per ogni sede.

Il regime SSN si attiva solo dove la struttura è accreditata o convenzionata per quella prestazione e si lascia spento dove le prenotazioni passano dal CUP. Per le prenotazioni SSN l'assistente raccoglie il codice fiscale e l'NRE della ricetta elettronica e, se il gestionale lo consente, scrive l'appuntamento in agenda; altrimenti passa la richiesta alla segreteria.

Per ogni combinazione di prestazione, sede e regime la Virtual Reception può lavorare in tre modalità: Integrata, Da gestire e Accesso libero.

• Integrata: l'assistente verifica le disponibilità e prenota da solo nel gestionale; richiede che il gestionale supporti quella prenotazione.
• Da gestire: l'assistente raccoglie la richiesta con i dati del paziente e la passa alla segreteria, in linea durante l'orario o come richiesta di ricontatto; è la scelta giusta con un triage complesso o quando servono più agende insieme, come chirurgo e anestesista.
• Accesso libero: l'assistente dà solo le istruzioni, per esempio "prelievi dal lunedì al venerdì dalle 7:30 alle 9:30, a digiuno", senza aprire una prenotazione.

La stessa visita può essere Integrata in privato e Da gestire in SSN, o viceversa.

Sì: nelle strutture con più sedi la configurazione SSN si imposta sede per sede, e l'assistente applica le regole della sede che il paziente sta contattando.

Un centro di diagnostica può avere una sede convenzionata per l'ecografia e un'altra solo privata, oppure prenotare in autonomia la radiologia SSN in una sede e lasciarla al CUP in un'altra. Se ogni sede ha il suo numero l'assistente sa già quali regole usare; con un numero unico chiede al paziente in quale sede vuole andare.

Quando il budget SSN del mese è esaurito si spegne l'interruttore del regime SSN, e l'assistente smette di prenotare in quel regime comunicandolo a chi chiama.

Non serve riconfigurare le prestazioni: quando il budget riparte si riaccende l'interruttore. Le prenotazioni private e assicurate delle stesse prestazioni continuano a seguire le regole che hai impostato.

Ai pazienti assicurati la Virtual Reception chiede la compagnia assicurativa, per verificare la presa in carico; per i privati segue il listino della struttura.

Quando la prestazione è ambigua, l'assistente chiede un chiarimento sul listino, per esempio "visita dermatologica semplice o con epiluminescenza?", invece di prenotare la voce sbagliata. Ogni regime, SSN, privato o assicurato, ha la sua modalità per prestazione e sede.

Per una prenotazione SSN l'assistente chiede il codice fiscale del paziente e l'NRE, il numero della ricetta elettronica dematerializzata, e li conserva insieme alla trascrizione. Se la richiesta passa alla segreteria, questi dati sono già nel pannello e il paziente non deve dettare di nuovo la ricetta.

Con l'anagrafica sincronizzata riconosce chi chiama dal numero e chiede conferma ("Stai prenotando per Mario Rossi?"); si può prenotare anche per un figlio o un genitore. Per un nuovo paziente chiede nome, cognome e codice fiscale lettera per lettera, lo controlla in tempo reale e, se non torna, chiede data e luogo di nascita per calcolarlo; se il paziente non è in anagrafica lo crea nel gestionale. Nessuna domanda accessoria: si va dritti alla prenotazione.

Sì: la Virtual Reception legge le istruzioni di preparazione della prestazione prima di proporre le date, così il paziente sa come prepararsi prima ancora di scegliere il giorno.

Le istruzioni arrivano dal gestionale insieme alla descrizione della prestazione, quindi restano allineate a quanto definito dalla struttura. Per le prestazioni ad accesso libero, come i prelievi, l'assistente dà solo le istruzioni: orari e se presentarsi a digiuno.

Se nella telefonata emergono segnali di urgenza, la Virtual Reception non prosegue con la prenotazione ordinaria e indica di chiamare il 118 o di recarsi al pronto soccorso.

Se la struttura lo prevede, può anche far scattare un alert o passare subito la chiamata a un operatore. L'assistente si occupa solo degli aspetti organizzativi e informativi della prenotazione e non dà consigli clinici: come un operatore, riconosce l'urgenza che il paziente esprime, non quella che tace.

Sì: codice fiscale, NRE e trascrizioni sono crittografati a riposo, archiviati su Google Cloud Platform in Europa e leggibili in chiaro solo da chi accede al pannello con le proprie credenziali.

La struttura decide per quanto tempo conservarli, con cancellazione automatica alla scadenza, e nessun modello AI viene addestrato sulle conversazioni dei pazienti. Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento e fornisce al DPO un'informativa dedicata e la documentazione sulla conformità dei server. Per le altre domande su privacy, costi e attivazione vedi le domande frequenti.