Domande frequenti sulla segreteria virtuale AI

La Virtual Reception di Run2AI è una segreteria virtuale con intelligenza artificiale per strutture sanitarie e veterinarie: risponde alle chiamate, su WhatsApp, sulla chat del sito e via email, dà informazioni, prenota, sposta o disdice gli appuntamenti quando il gestionale è integrato, registra le richieste di ricontatto e passa la conversazione a una persona quando serve.

Run2AI lavora solo in sanità e il flusso di conversazione è affinato da circa due anni su strutture che lo usano ogni giorno. Run2AI è il marchio di Run 2 Cloud S.r.l., società milanese attiva nel settore sanitario dal 2016.

Il suo ruolo è togliere al personale di reception le richieste ripetitive e organizzative, non sostituire il giudizio clinico. La panoramica completa del prodotto è nella pagina Virtual Reception AI per la sanità.

La Virtual Reception risponde su quattro canali, cioè telefono, WhatsApp, chat del sito ed email, usando per tutti la stessa documentazione della struttura: un'informazione aggiornata una volta vale ovunque, e si possono attivare solo i canali che servono, partendo per esempio dal telefono e aggiungendo gli altri in un secondo momento.

• Telefono: il canale principale in sanità, collegato al centralino esistente.
• WhatsApp: sul numero della struttura, con lo stesso flusso del telefono.
• Chat del sito: una finestra sul sito che risponde e porta alla prenotazione.
• Email: bozze di risposta che l'operatore approva prima dell'invio.

Sì, la Virtual Reception può rispondere 24 ore su 24, sette giorni su sette, compresi notte, weekend e festivi, così anche a reception chiusa il paziente riceve informazioni, prenota quando il gestionale è integrato oppure lascia una richiesta di ricontatto, e la struttura decide in quali fasce orarie attivarla.

All'inizio molte strutture la usano soprattutto quando la reception è chiusa; l'estensione ad altre fasce è graduale e nessuna fase è obbligatoria. Alla riapertura la reception trova nel pannello le richieste di ricontatto con nome, numero e sintesi, pronte da richiamare.

Sì, in orario di apertura la Virtual Reception trasferisce la chiamata a un operatore quando il paziente lo chiede o quando la richiesta ha davvero bisogno di una persona, mentre a centro chiuso registra una richiesta di ricontatto con nome, numero e sintesi della conversazione, che la reception ritrova nel pannello di controllo.

Le richieste di ricontatto funzionano come un piccolo sistema di ticketing: in giallo quelle da gestire, in verde quelle già richiamate, con traccia di chi ha richiamato e quando.

Se il paziente chiede una persona per nome o un ufficio, per esempio l'amministrazione o la fatturazione, il bot instrada la chiamata all'interno giusto rispettando gli orari di ciascuno.

La Virtual Reception risponde usando due sole fonti, cioè la documentazione della struttura organizzata in schede e capitoli e le prestazioni sincronizzate dal gestionale con descrizione e istruzioni di preparazione, e il primo giorno queste informazioni vengono estratte automaticamente dal sito e dai documenti esistenti, così nessuno parte da un foglio bianco.

• Documentazione: orari, sedi, parcheggi, pagamenti, convenzioni assicurative, tempi di refertazione, anche diversi per ogni sede.
• Prestazioni: arrivano dal gestionale con il pulsante «sincronizza», insieme a descrizioni e preparazioni, senza doppio inserimento.

Poi la struttura rivede la base, per esempio partendo dalla carta dei servizi, e la aggiorna nel tempo: il personale viene formato a farlo durante l'attivazione. Le informazioni valgono su tutti i canali. Per una campagna temporanea basta aggiungere un capitolo e cancellarlo a campagna finita. Si possono indicare anche sinonimi e nomi colloquiali delle prestazioni, così il bot capisce chi chiede una «lastra» invece di una radiografia.

Se l'informazione non è nella documentazione, la Virtual Reception non inventa una risposta, perché un orchestratore pensato per i flussi sanitari la vincola alle informazioni inserite dalla struttura: il bot lo dice al paziente e passa la chiamata a un operatore oppure, a centro chiuso, registra una richiesta di ricontatto.

La domanda rimasta senza risposta finisce tra le «aggiunte suggerite»: ogni due settimane, o una volta al mese, la struttura le rivede e aggiunge alla documentazione ciò che manca. L'obiettivo è che domande come gli orari o l'indirizzo email non interrompano più il personale.

Nella nostra esperienza resta comunque uno zoccolo stimato del 20–30% di richieste così particolari che è giusto le gestisca un operatore.

Il pannello di controllo della Virtual Reception mostra le telefonate, le chat e le conversazioni WhatsApp gestite dal bot, con l'esito di ciascuna per canale, come prenotazioni, richieste di ricontatto e disdette, e la trascrizione completa di ogni conversazione, utile anche per ricostruire i fatti in caso di contestazioni.

Nel pannello ci sono anche:

• le chiamate concluse senza prenotazione e le domande rimaste senza risposta, per migliorare la documentazione;
• i profili amministratore e utente, limitabili a una o più sedi;
• con un centralino in cloud, la possibilità di richiamare il paziente direttamente dal pannello.

Con un centralino VoIP o SIP la Virtual Reception si collega tramite trunk SIP: si crea un interno dedicato e il centralino vi indirizza le chiamate secondo le regole decise dalla struttura, mentre con un centralino analogico si usa un numero dedicato con l'inoltro di chiamata quando nessuno risponde.

• Centralino VoIP/SIP: soluzione già in uso con centralini cloud diffusi come 3CX. Il trasferimento all'operatore passa da un secondo interno «gemello»: se la chiamata tornasse sull'interno iniziale, finirebbe di nuovo al bot, in un ciclo.
• Centralino analogico: numero dedicato e inoltro di chiamata, così se nessuno risponde il telefono trasferisce la chiamata al bot.
• Centralino proprietario chiuso: si può passare a un fornitore VoIP, adottare un centralino in cloud oppure partire con l'inoltro di chiamata per fare una prova.
• Solo cellulari con SIM: la deviazione verso il bot si attiva e disattiva a mano, perché mancano le regole orarie.

Chi non ha un VoIP può essere messo in contatto con i partner di Run2AI per un preventivo senza impegno.

Le chiamate da affidare alla Virtual Reception le sceglie la struttura con le regole del centralino, perché il bot vede solo quelle che riceve: di solito si parte dalle chiamate fuori orario e da quelle che arrivano quando tutti gli operatori sono occupati, e dopo il rodaggio molte strutture lo mettono come primo livello h24.

In sanità le telefonate arrivano a picchi, per esempio tra le 8 e le 10 o il lunedì mattina: dimensionare il personale sui picchi è impossibile, mentre il bot regge i volumi da solo. Da primo livello passa all'operatore solo ciò che richiede davvero una persona.

La gestione delle chiamate in entrata è descritta nella pagina Inbound con AI.

Sì, la Virtual Reception gestisce più conversazioni in parallelo e lato Run2AI non c'è un tetto pratico al numero di chiamate contemporanee: il limite reale sono le linee del centralino della struttura, per cui con 12 linee il bot può sostenere fino a 12 conversazioni nello stesso momento.

Per questo il bot è utile nei picchi, come il lunedì mattina: invece di trovare la linea occupata, il paziente riceve risposta anche quando gli operatori sono tutti al telefono. Per gestire più conversazioni insieme basta quindi aumentare le linee del centralino.

Sì, quando il gestionale è integrato la Virtual Reception legge in tempo reale le disponibilità, propone al paziente gli slot effettivamente liberi e inserisce, sposta o cancella l'appuntamento direttamente nel gestionale, che resta il sistema master da cui arrivano prestazioni, prezzi, listini e professionisti tramite un pulsante di sincronizzazione.

Se il paziente chiede un professionista per nome, il bot cerca solo nelle sue agende; altrimenti unisce le disponibilità di tutti i professionisti che erogano quella prestazione. Dopo la prenotazione partono i flussi che il gestionale già prevede, come SMS o email di promemoria. Su Doctolib Vettore le prenotazioni del bot arrivano con una nota che ne indica l'origine.

Alcune piattaforme hanno ecosistemi chiusi: lì il bot raccoglie la richiesta e la passa all'operatore. Senza gestionale, anche con un'agenda semplice o cartacea, il bot può appoggiarsi a Google Calendar o Outlook Calendar.

La Virtual Reception si integra in tempo reale con Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS e RB Software Center Ges.La.An., oltre che con Google Calendar e Outlook Calendar per chi non usa un gestionale; per i centri veterinari sono disponibili anche Snoots e Alcyon Dr.Vet.

Con Doctolib senza Vettore oggi non c'è lettura e scrittura in tempo reale delle agende: il funzionamento è spiegato nella domanda dedicata a Doctolib.

Le pagine di dettaglio sono Doctolib Vettore, Caremed, Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS, RB Software Center Ges.La.An. e Google Calendar.

La Virtual Reception di Run2AI legge e scrive in tempo reale le agende Doctolib solo tramite Doctolib Vettore, il gestionale con cui Doctolib ha una partnership, mentre con Doctolib senza Vettore il bot risponde alle domande dei pazienti e raccoglie la richiesta di prenotazione per l'operatore oppure indirizza il paziente alla pagina di prenotazione online della struttura.

Senza Vettore, quindi, il bot non vede gli slot liberi e non inserisce appuntamenti in agenda: la richiesta di ricontatto arriva nel pannello con nome, numero e sintesi, oppure il paziente prenota da solo sulla pagina online della struttura, per esempio la sua pagina Doctolib.

I dettagli sono nelle pagine Doctolib Vettore e Doctolib.

Per ogni prestazione, sede e regime la struttura sceglie come si comporta la Virtual Reception: in modalità integrata verifica le disponibilità e prenota da sola, in modalità da gestire raccoglie la richiesta per l'operatore, utile con triage complessi o più agende insieme, e in accesso libero si limita a dare le istruzioni.

Nel pannello le prestazioni integrate sono segnate in verde e quelle da gestire in giallo. Quando il listino lo richiede, il bot chiede di precisare, per esempio «visita dermatologica semplice o con epiluminescenza?», e legge le istruzioni di preparazione prima di proporre le date. Un caso tipico da gestire è un intervento che richiede chirurgo e anestesista insieme; un caso tipico di accesso libero sono i prelievi «dal lunedì al venerdì, 7:30–9:30, a digiuno».

• Assicurazioni: il bot chiede la compagnia per verificare la presa in carico.
• SSN: il regime è attivo solo dove la struttura è convenzionata e spento dove prenota il CUP; se il budget del mese è esaurito si spegne l'interruttore e il bot lo comunica al paziente.

Le prenotazioni in convenzione sono approfondite nella pagina Prenotazioni SSN/SSR.

Sì, la Virtual Reception nasce multisede: per ogni sede si configurano orari, indirizzi, chiusure straordinarie, informazioni e prestazioni, e con un numero per sede il bot sa già da dove arriva la chiamata, mentre con un numero unico in stile CUP chiede al paziente in quale sede vuole essere seguito.

Gli operatori hanno un profilo amministratore o utente e sono associati a una o più sedi, così ognuno vede le richieste delle proprie. Il piano Pro aggiunge utenti illimitati, statistiche avanzate e lo smistamento delle chiamate verso persone o team.

Il costo per sede scende al crescere del numero di sedi. Una seconda sede che è solo un punto prelievi sullo stesso numero può partire in logica monosede.

Sì, con il modulo opzionale per le chiamate in uscita la Virtual Reception telefona al paziente qualche giorno prima dell'appuntamento, chiede conferma e, se serve, lo sposta o lo disdice, con l'esito visibile subito nel pannello e lo slot liberato che la struttura può riassegnare a un altro paziente.

È una conversazione vera, non un messaggio registrato: «Lei ha un'ecografia all'addome completo dopodomani, mi conferma?», e il bot risponde anche alle domande del paziente. Dopo due o tre tentativi senza risposta può partire un messaggio WhatsApp. Gli appuntamenti da chiamare arrivano dal gestionale o da un file importato, per esempio con i soli pazienti che non hanno confermato via SMS.

I richiami periodici, come la pulizia dei denti o la mappatura dei nei ogni 12 mesi, richiedono un consenso solido: per campagne vere e proprie è bene sentire il DPO e verificare il registro delle opposizioni. Il modulo è descritto nella pagina Outbound con AI.

Al telefono e su WhatsApp la Virtual Reception conosce già il numero del paziente e, se l'anagrafica è sincronizzata con il gestionale, lo riconosce e chiede conferma prima di prenotare, mentre a un nuovo paziente chiede nome, cognome e codice fiscale lettera per lettera, controllandolo in tempo reale.

La conferma è esplicita, del tipo «Stai prenotando per Mario Rossi?», e si può prenotare anche per un figlio o un genitore. Se il codice fiscale non torna, il bot chiede data e luogo di nascita e lo calcola; se il paziente non è in anagrafica, lo crea nel gestionale.

Nessuna domanda accessoria, come «come ci ha conosciuto?»: il bot va dritto al punto.

Sì, la Virtual Reception funziona bene con pazienti anziani e accenti regionali: uno dei primi clienti di Run2AI è uno studio oculistico specializzato in cataratta, con un'utenza molto anziana, dove l'efficacia è risultata pari a quella con i pazienti giovani, e strutture in Veneto, Sicilia e Sardegna confermano una buona tenuta sugli accenti locali.

Nella nostra esperienza si può ragionare sul 95–98% delle conversazioni gestite senza difficoltà. Nell'1–2% di chiamate difficili, che lo sarebbero anche per un operatore, il bot si accorge che la conversazione non progredisce e passa a una persona.

Non c'è un menu «premi 1»: il paziente parla normalmente, può interrompere e cambiare argomento, e la velocità della voce è tarata per essere chiara anche per i più anziani.

Quando il paziente esprime un'urgenza, per esempio dicendo che deve venire entro mezz'ora perché è successa una cosa grave, la Virtual Reception lo riconosce, non prosegue con una prenotazione ordinaria, consiglia il 118, il pronto soccorso o di recarsi in struttura e, se previsto, fa scattare un avviso o passa subito a un operatore.

Il bot riconosce gli elementi semantici dell'urgenza nelle parole del paziente. Come un operatore, però, non può indovinare un'urgenza che il paziente non esprime. Sui sintomi non entra nel merito clinico: il suo compito è indirizzare, non valutare.

No, la Virtual Reception si occupa solo di aspetti organizzativi e informativi, come orari, prestazioni, preparazione agli esami, prenotazioni e richieste di ricontatto, e non offre alcuna consulenza clinica o terapeutica: se il paziente descrive dei sintomi il bot non entra nel merito e, se emerge un'urgenza, indica il 118 o il pronto soccorso.

Anche le immagini sanitarie restano fuori: se su WhatsApp arriva la foto di una ricetta o di una lesione, il bot si ferma e passa la conversazione a una persona. Questo confine è una sicurezza per il paziente e una tutela per la struttura.

Su WhatsApp la Virtual Reception fa da primo livello sul numero della struttura, anche se è un numero fisso, con le stesse informazioni e lo stesso flusso del telefono: risponde alle domande, prenota quando il gestionale è integrato, registra le richieste di ricontatto e trascrive i messaggi vocali, che l'operatore può comunque riascoltare.

Se arriva una foto, come una ricetta scritta a penna o l'immagine di una lesione, il bot si ferma perché non analizza immagini sanitarie: la reception riceve una notifica via email, apre la conversazione e risponde da persona a persona.

Per una regola di Meta, dopo 24 ore di silenzio la struttura può riscrivere per prima solo con un messaggio modello approvato, che dal pannello si invia con un pulsante. Il dettaglio è nella pagina WhatsApp per centri medici.

Il telefono resta il canale principale in sanità, ma sui siti con un buon traffico il chatbot della Virtual Reception arriva a gestire, secondo le nostre stime, il 20–30% delle conversazioni, perché molte persone non navigano le pagine di dettaglio e preferiscono fare la domanda direttamente in chat.

Il chatbot si installa sul sito come una piccola finestra e usa le stesse informazioni degli altri canali. Per prenotare può procedere come al telefono, se il gestionale è integrato, oppure portare il paziente alla pagina di prenotazione online, per esempio il portale Doctolib. Se il sito ha poco traffico, conviene partire dal telefono.

Sì, l'email è il canale più recente e il meno usato dei quattro: per ogni messaggio la Virtual Reception prepara una bozza di risposta con le informazioni che conosce e l'operatore decide se inviarla, modificarla o scartarla, mentre su argomenti specifici il bot può rispondere in automatico senza passare dall'operatore.

Ha senso soprattutto quando arrivano molte email ripetitive, come richieste di orari o di istruzioni di preparazione. Per prenotare restano più adatti telefono, WhatsApp e chat.

Sì, la Virtual Reception è adatta a poliambulatori, studi odontoiatrici, studi oculistici, centri di diagnostica, centri di fisioterapia e studi dermatologici, cioè a strutture con molte chiamate ripetitive e prestazioni da prenotare, e per ciascuna di queste specialità c'è una pagina dedicata con esempi, prestazioni tipiche e domande del settore.

Cambiano gli esempi più che il funzionamento: in un centro di diagnostica contano soprattutto le preparazioni agli esami e i regimi, in uno studio odontoiatrico i controlli periodici, in uno studio oculistico un'utenza spesso anziana.

Le pagine sono poliambulatori, studi odontoiatrici, studi oculistici, centri di diagnostica, fisioterapia e dermatologia.

Sì, la Virtual Reception è adatta anche ad ambulatori e centri veterinari e alle farmacie: risponde ai proprietari degli animali e ai clienti con lo stesso funzionamento usato nelle strutture sanitarie e, nel veterinario, può integrarsi con gestionali di settore come Snoots e Alcyon Dr.Vet per leggere le disponibilità e prenotare le visite.

Sul sito sono citati anche i liberi professionisti sanitari, tra cui psicologi, nutrizionisti e osteopati. Le pagine dedicate sono centri veterinari e farmacie.

Sì, ed è un caso sempre più frequente: per il medico di medicina generale la Virtual Reception fa da filtro, risponde su orari, modalità di accesso e ricette, indirizza le urgenze al 118 e trasforma il resto in richieste ordinate da gestire quando lo studio ha tempo, senza promettere al paziente una reperibilità immediata.

I rinnovi delle ricette per le terapie croniche finiscono in una lista dedicata. Se lo studio usa solo cellulari, la deviazione verso il bot si attiva e disattiva a mano. Più medici associati, per esempio in un'AFT, possono condividere la stessa soluzione e dividerne i costi.

Sì, la Virtual Reception tratta i dati dei pazienti nel rispetto del GDPR: il bot si presenta sempre come assistente virtuale e richiama l'informativa privacy della struttura, nessun modello di intelligenza artificiale viene addestrato sulle conversazioni dei pazienti e Run2AI firma con la struttura la nomina a responsabile del trattamento dei dati.

Al DPO della struttura Run2AI fornisce un'informativa dedicata e la documentazione sulla conformità dei server, così la valutazione privacy parte da documenti concreti.

I dati trattati dalla Virtual Reception sono archiviati su Google Cloud Platform in Europa e anche i modelli di intelligenza artificiale vengono eseguiti in Europa, mentre il periodo di conservazione lo decide la struttura, per esempio uno, due o tre mesi, e alla scadenza i dati vengono cancellati automaticamente.

Conversazioni e trascrizioni sono crittografate a riposo e risultano leggibili in chiaro solo per chi accede al pannello con le proprie credenziali. Le registrazioni audio delle telefonate seguono una regola a parte, più restrittiva, con un limite massimo di 7 giorni.

Le registrazioni audio delle telefonate gestite dal servizio di reception virtuale sono conservate esclusivamente per finalità di verifica tecnica e risoluzione di malfunzionamenti (troubleshooting), per il tempo strettamente necessario a tali attività e comunque non oltre 7 giorni dalla data della chiamata, decorsi i quali sono cancellate automaticamente.

Può ascoltarle solo il responsabile tecnico autorizzato. Per il lavoro quotidiano la struttura usa invece la trascrizione scritta di ogni conversazione, consultabile nel pannello.

La Virtual Reception di Run2AI ha un costo modulare: il canale telefono parte da 224 euro al mese, pari a un canone annuale di 2.690 euro IVA esclusa, e a questo si aggiungono un costo di attivazione una tantum e l'eventuale consumo oltre la soglia inclusa, attivando solo i canali e i moduli che servono.

• Attivazione una tantum: configurazione, collaudi e formazione del personale su documentazione e pannello.
• Canone: annuale o trimestrale, per i canali e i moduli attivi.
• Consumo: solo oltre la soglia inclusa nel canone.

L'integrazione con il gestionale è a forfait, quindi con un prezzo certo. Si può partire da una sola sede o da un solo canale ed estendere in seguito. Il preventivo completo arriva già nella prima call con il team Run2AI. Tutti i prezzi sono IVA esclusa.

Il canone del canale telefono include 500 minuti di conversazione effettiva al mese, circa 350 chiamate, e oltre questa soglia si paga a minuto, contando solo le chiamate che arrivano al bot: nella nostra esperienza il 30–40% dei clienti non paga nulla a consumo e circa il 40% spende qualche decina di euro al mese.

Chi affida al bot decine di migliaia di chiamate spende qualche centinaio di euro al mese, a fronte di migliaia di prenotazioni. Su WhatsApp il consumo è di pochi centesimi a sessione: stimiamo che raramente superi una decina di euro al mese. Il consumo zero riguarda di solito chi usa il bot fuori orario e nei picchi, restando dentro la soglia.

Un esempio, in forma di stima: con 3.000 chiamate al mese e una conversione del 15% si ottengono circa 450 prenotazioni; a un valore medio di 80 euro sono circa 36.000 euro prenotati al mese e, con un margine del 10%, circa 3.600 euro di margine. Il costo a consumo resta nell'ordine di un decimo del margine generato.

Sì, il primo passo è gratuito: il numero dimostrativo pubblicato sul sito, 02 3055 1707, risponde come la Virtual Reception risponderebbe ai pazienti e si può chiamare in qualsiasi momento, anche da colleghi e soci, poi si passa a un ambiente di prova in cui le chiamate di test compaiono in tempo reale nel pannello.

• Pilota: su una sola sede o sul solo canale voce, anche solo fuori orario.
• Prova di tre mesi: a pagamento, per verificare i risultati; di solito comprende canale voce e richieste di ricontatto.
• Rodaggio: si arricchisce la documentazione, poi si allarga il perimetro fino al primo livello.

I canoni si possono pagare anche ogni tre mesi. Il numero dimostrativo è anche nella pagina Virtual Reception.

L'attivazione della Virtual Reception richiede di solito due o tre settimane, e nei casi più rapidi la struttura è online in cinque o sei giorni, perché telefonia, integrazione con il gestionale e preparazione dei contenuti procedono in parallelo e si parte da una base già collaudata in strutture simili.

• Telefonia: trasferimento delle chiamate insieme a chi gestisce il centralino, poi collaudi.
• Gestionale: integrazione delle agende e sincronizzazione di prestazioni e professionisti.
• Contenuti: documentazione ricavata dal sito, dalla carta dei servizi, da altri file e dalle istruzioni di preparazione; è la parte più lunga.

La formazione del personale è inclusa. Si può anche partire con un pilota su una sola sede ed estendere in seguito.

Con un IVR il paziente preme tasti in un menu rigido, mentre con la Virtual Reception parla normalmente e il bot capisce la richiesta, prenota se il gestionale è integrato e passa la chiamata a una persona quando serve; il centralino, VoIP o tradizionale, resta il collegamento telefonico su cui la segreteria AI si appoggia.

Il confronto più esteso è nell'articolo IVR e Virtual Reception.

In sanità la parte difficile non è trasformare la voce in testo ma orchestrare il percorso del paziente tra nomi ambigui delle prestazioni, regimi, preparazioni, sedi e professionisti, e un bot generico finisce per rimandare tutto all'operatore, mentre la Virtual Reception è costruita su questi flussi e resta vincolata alle informazioni della struttura.

Un esempio tipico è «risonanza al ginocchio destro, ad alto campo, senza contrasto»: per prenotarla bisogna riconoscere nel listino la prestazione giusta, il regime, la preparazione e l'agenda corretta. Diverse strutture sono arrivate a Run2AI dopo aver provato risponditori generici o call center in outsourcing.

No, la Virtual Reception non sostituisce il personale ma lo libera: chi lavora in reception si occupa anche di accettazione, pagamenti e pratiche ed è interrotto di continuo dal telefono, quindi il bot prende le richieste standardizzabili e alle persone restano le prenotazioni complesse, le domande personalizzate e l'accoglienza in presenza.

Molte strutture, nei momenti di picco, finiscono per silenziare il telefono. Alcune mantengono l'organico invariato nei primi 6–8 mesi di rodaggio. Il bot è utile soprattutto quando la crescita mette in difficoltà, con tre persone che sono poche e quattro che sono troppe: secondo le nostre stime un'assunzione in più vale circa 40.000 euro l'anno, mentre il bot assorbe i volumi extra senza un salto a gradino dei costi.

Chi aveva esternalizzato le chiamate a un call center racconta spesso di informazioni imprecise e prenotazioni sbagliate; il bot usa solo le informazioni e le agende della struttura.