Il tuo centro diagnostico riceve molte chiamate per prenotazioni di esami, richiesta referti e informazioni sulle preparazioni. La Virtual Reception di Run2AI gestisce tutto in automatico, 24 ore su 24, 7 giorni su 7: risponde alle chiamate, prenota esami, orienta su preparazioni e referti senza perdere una sola telefonata.
I vantaggi concreti per il tuo centro diagnostico
Prenota esami diagnostici verificando disponibilità in agenda e requisiti di preparazione per ogni tipologia (diagnostica per immagini, laboratorio, ecc.), riducendo errori e richiami in segreteria.
Fornisce istruzioni chiare sulle preparazioni agli esami e informazioni su tempi e modalità di ritiro referti, così i pazienti arrivano preparati e la segreteria riceve meno domande ripetitive.
L'assistente virtuale risponde alle chiamate anche fuori orario, nei weekend e nei festivi. I pazienti possono prenotare esami e ottenere informazioni in qualsiasi momento.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 €, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 €. Il personale di segreteria viene liberato dalle attività ripetitive e può dedicarsi all'accoglienza in struttura.
Prenota esami diagnostici direttamente nell'agenda del gestionale, verificando disponibilità in tempo reale e i requisiti di preparazione
Fornisce al paziente le indicazioni corrette sulle preparazioni per ogni tipo di esame, allineate ai protocolli del centro
Risponde su tempi di consegna referti, modalità di ritiro e informazioni utili, alleggerendo la segreteria
Funziona con centralini VoIP e tradizionali senza cambiare la tua infrastruttura telefonica
Gestisce spostamenti e cancellazioni degli appuntamenti aggiornando automaticamente il calendario
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di strutture sanitarie che usano la Virtual Reception
Abbiamo iniziato la collaborazione con l'azienda Run2AI a settembre. Fin dai primi mesi di settaggio si sono dimostrati ragazzi seri, professionali e molto disponibili. Siamo operativi da gennaio e devo dire che sia il centralino sia il chatbot funzionano alla grande, offrendo ai pazienti la possibilità di prendere appuntamenti 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Davvero complimenti!
Nel complesso il feedback è senza dubbio positivo. In queste prime settimane la Virtual Reception si è rivelata un interessante supporto nella gestione delle fasce di chiusura
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
Siamo entusiasti delle potenzialità della piattaforma “Virtual Reception”: in questi primi mesi di utilizzo abbiamo riscontrato un netto miglioramento nell'organizzazione del contatto con i pazienti. Un ringraziamento speciale va al team di Run2Ai per la costante disponibilità, la professionalità e l'attenzione dimostrata nel soddisfare le nostre esigenze di personalizzazione.
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Prima di parlare dell'ottimo prodotto, ci tengo a sottolineare la grande disponibilità dell'azienda nei confronti dei clienti e delle loro esigenze. Il prodotto è molto versatile, configurabile per diverse esigenze e ben integrato con gestionale esterni. Con pochi passi di riesce ad avere un operatore virtuale preciso, che fornisce le giuste informazioni agli utenti e prenota puntualmente nel gestionale esterno. Il cruscotto di gestione poi riesce a farci recuperare anche i clienti più “timidi”, tenendo traccia delle conversazioni. Se avete problemi, per tempo o personale, a gestire i canali di comunicazione, telefonica, web o whatsapp, questa è la soluzione.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Uso Run2AI per gestire i nostri canali di comunicazione e nel complesso l'esperienza è stata molto positiva. PRO: Grande facilità d'uso: la piattaforma è intuitiva e si impara in fretta. Voce naturale e chiara: la voce dell'AI suona naturale ed è facile da capire, e questo fa davvero la differenza nelle interazioni con i clienti. Configurazione semplice: il setup è lineare e siamo partiti senza difficoltà. Buona dashboard di controllo: offre una visione chiara delle attività e rende semplice il monitoraggio. Assistenza post-vendita eccellente: il team è reattivo, competente e davvero disponibile. CONTRO: I costi possono risultare più alti del previsto se il sistema non è ottimizzato bene, quindi conviene dedicare tempo a perfezionare la configurazione fin dall'inizio. Il prezzo delle singole funzionalità non è del tutto trasparente: non è sempre chiaro quanto costi ciascuna funzione, e questo rende più difficile prevedere la spesa finale. Conclusione: Assolutamente consigliato. Run2AI offre risultati eccellenti nella gestione dei canali di comunicazione. Basta ottimizzare la configurazione e chiarire fin da subito la struttura dei costi per evitare sorprese.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
RUN2AI è un'azienda giovane, dinamica e molto competente. nella figura del suo CEO Andrea Giannuzzi, che già è stato di valido supporto nei mesi scorsi per il percorso di Digital Transformation di Fondazione SERENA, abbiamo avuto modo di approfondire gli effetti e le opportunità dell'AI andando dietro alla sua competenza, sicurezza e professionalità. Esperienza da ripetere!
Sì: la Virtual Reception di Run2AI è costruita per richieste come "risonanza al ginocchio destro, ad alto campo, senza contrasto", in cui distretto, lato, apparecchiatura e mezzo di contrasto cambiano la prestazione da prenotare. Il bot fa le domande che mancano sul listino del centro e prenota solo quando ha individuato la voce giusta.
Riconosce anche i sinonimi e i nomi colloquiali che inserisci nella documentazione, così "eco" o "lastra" portano alla prestazione corretta. Per gli esami che richiedono una valutazione prima di fissare l'appuntamento imposti la modalità Da gestire: il bot raccoglie la richiesta completa e la segreteria la trova nel pannello pronta da lavorare.
Sì: la Virtual Reception legge in tempo reale le disponibilità delle agende del centro diagnostico, propone gli slot effettivi e inserisce l'appuntamento nel gestionale, che resta il sistema master. Prestazioni, prezzi, listini e istruzioni di preparazione arrivano dal gestionale con un pulsante "sincronizza", senza doppio inserimento, e dopo la prenotazione partono gli SMS o le email di promemoria già previsti.
Le integrazioni attive sono Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS, RB Software Center Ges.La.An., Google Calendar e Outlook Calendar. Con piattaforme a ecosistema chiuso, o con Doctolib senza Vettore, il bot non scrive in agenda: risponde alle domande e raccoglie la richiesta per l'operatore oppure indirizza il paziente alla pagina di prenotazione online del centro.
Sì: la Virtual Reception legge le istruzioni di preparazione di ogni esame prima di proporre le date, così il paziente sa subito se deve presentarsi a digiuno, sospendere un farmaco su indicazione del medico o idratarsi prima dell'esame. Le istruzioni arrivano dalle prestazioni sincronizzate dal gestionale o dalla documentazione del centro e valgono uguali su telefono, WhatsApp e chat.
Per i prelievi senza appuntamento si usa la modalità Accesso libero: il bot non prenota, dà solo le istruzioni, per esempio "prelievi dal lunedì al venerdì dalle 7:30 alle 9:30, a digiuno". Se le sedi hanno orari diversi, la documentazione può essere diversa per ciascuna sede.
Sì, sugli aspetti organizzativi: tempi di refertazione, modalità di ritiro e orari dello sportello, anche diversi da sede a sede, sono capitoli della documentazione che il bot usa per rispondere a qualsiasi ora. È una delle domande più ripetute in un centro diagnostico e non serve più interrompere la segreteria per darle risposta.
La Virtual Reception non interpreta i referti e non entra nel merito clinico dei risultati, perché si limita ad aspetti organizzativi e informativi. Se il paziente chiede un chiarimento sul contenuto, in orario passa la chiamata a una persona e a centro chiuso registra una richiesta di ricontatto con nome, numero e sintesi.
Sì, dove il centro è convenzionato: il regime SSN si attiva solo sulle prestazioni e nelle sedi accreditate, mentre resta spento per gli esami che prenota il CUP. Per le prenotazioni SSN il bot raccoglie in conversazione il codice fiscale e l'NRE della ricetta elettronica, che la segreteria ritrova nel pannello insieme alla trascrizione.
Quando il budget SSN del mese è esaurito, spegni l'interruttore del regime SSN e il bot lo comunica ai pazienti che chiamano. Come impostare regimi e modalità prestazione per prestazione è spiegato nella pagina sulle prenotazioni SSN e SSR con la segreteria virtuale.
Sì, con il modulo opzionale di chiamate in uscita: qualche giorno prima la Virtual Reception telefona al paziente ("Lei ha un'ecografia addome completo dopodomani, mi conferma?") e raccoglie conferma, spostamento o disdetta. L'esito compare subito nel pannello e lo slot liberato si può riassegnare a un altro paziente.
È una conversazione vera, quindi il bot risponde anche alle domande del paziente, per esempio sulla preparazione. Dopo 2–3 tentativi senza risposta può partire un messaggio WhatsApp. Gli appuntamenti arrivano dal gestionale o da un file importato, per esempio solo chi non ha confermato via SMS. Approfondisci nella pagina sulle chiamate in uscita con AI.
Sì: i dati trattati dalla Virtual Reception restano in Europa, su Google Cloud Platform, i modelli AI sono eseguiti in Europa e nessun modello viene addestrato sulle conversazioni dei pazienti. I dati sono crittografati a riposo e sono leggibili in chiaro solo da chi entra nel pannello con le proprie credenziali.
Il centro decide per quanto tempo conservare le conversazioni (per esempio uno, due o tre mesi) e alla scadenza la cancellazione è automatica. Le registrazioni audio delle telefonate servono solo per il troubleshooting, restano al massimo 7 giorni e sono accessibili solo al responsabile tecnico autorizzato. Il bot si presenta sempre come assistente virtuale e richiama l'informativa privacy del centro; Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento e mette a disposizione del DPO un'informativa dedicata e la documentazione sui server.
La Virtual Reception per il canale telefono parte da 224 € al mese, IVA esclusa, e si attiva di solito in 2–3 settimane. Il costo si compone di attivazione una tantum, canone annuale o trimestrale e consumo oltre i 500 minuti di conversazione inclusi ogni mese; si attivano solo i canali e i moduli che servono e l'integrazione con il gestionale è a forfait.
In un centro diagnostico la parte più lunga dell'attivazione sono i contenuti: listino, sinonimi, preparazioni e informazioni sui referti, che si prepopolano estraendoli dal sito e dalla carta dei servizi. Di solito si parte con un pilota sulle chiamate fuori orario e su quelle che arrivano quando gli operatori sono tutti occupati, per esempio nel picco di apertura del mattino. Intanto puoi chiamare gratis il numero dimostrativo; altre risposte su costi e prova sono nelle FAQ di Run2AI.
Prenota una demo gratuita e scopri come la Virtual Reception può trasformare prenotazioni esami, referti e gestione delle chiamate nel tuo centro diagnostico.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: la segretaria virtuale AI per studi medici di Run2AI.