Il tuo studio dermatologico coordina consulenze, mappatura dei nei, trattamenti estetici e controlli periodici. La Virtual Reception di Run2AI gestisce prenotazioni e informazioni ai pazienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza perdere una telefonata.
I vantaggi concreti per il tuo studio dermatologico
Prenota in automatico visite dermatologiche, mappatura dei nei e trattamenti estetici, rispettando durate e risorse del calendario dello studio.
Gestisce i richiami per controlli periodici dei nei e follow-up, proponendo slot liberi e aggiornando l'agenda in base alle risposte dei pazienti.
L'assistente virtuale risponde alle chiamate anche fuori orario, nei weekend e nei festivi. I pazienti possono prenotare e ricevere informazioni in qualsiasi momento.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 €, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 €. Il personale di segreteria viene liberato dalle attività ripetitive e può dedicarsi all'accoglienza in studio.
Prenota visite dermatologiche direttamente nell'agenda del gestionale, verificando disponibilità in tempo reale
Gestisce prenotazioni per trattamenti estetici e procedure ambulatoriali secondo le regole e le durate configurate
Automatizza richiami per mappatura e controlli periodici dei nei, con proposta di nuovi appuntamenti
Funziona con centralini VoIP e tradizionali senza cambiare la tua infrastruttura telefonica
Gestisce spostamenti e cancellazioni degli appuntamenti aggiornando automaticamente il calendario
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di studi e centri che usano la Virtual Reception
Abbiamo iniziato la collaborazione con l'azienda Run2AI a settembre. Fin dai primi mesi di settaggio si sono dimostrati ragazzi seri, professionali e molto disponibili. Siamo operativi da gennaio e devo dire che sia il centralino sia il chatbot funzionano alla grande, offrendo ai pazienti la possibilità di prendere appuntamenti 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Davvero complimenti!
Nel complesso il feedback è senza dubbio positivo. In queste prime settimane la Virtual Reception si è rivelata un interessante supporto nella gestione delle fasce di chiusura
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
Siamo entusiasti delle potenzialità della piattaforma “Virtual Reception”: in questi primi mesi di utilizzo abbiamo riscontrato un netto miglioramento nell'organizzazione del contatto con i pazienti. Un ringraziamento speciale va al team di Run2Ai per la costante disponibilità, la professionalità e l'attenzione dimostrata nel soddisfare le nostre esigenze di personalizzazione.
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Prima di parlare dell'ottimo prodotto, ci tengo a sottolineare la grande disponibilità dell'azienda nei confronti dei clienti e delle loro esigenze. Il prodotto è molto versatile, configurabile per diverse esigenze e ben integrato con gestionale esterni. Con pochi passi di riesce ad avere un operatore virtuale preciso, che fornisce le giuste informazioni agli utenti e prenota puntualmente nel gestionale esterno. Il cruscotto di gestione poi riesce a farci recuperare anche i clienti più “timidi”, tenendo traccia delle conversazioni. Se avete problemi, per tempo o personale, a gestire i canali di comunicazione, telefonica, web o whatsapp, questa è la soluzione.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Uso Run2AI per gestire i nostri canali di comunicazione e nel complesso l'esperienza è stata molto positiva. PRO: Grande facilità d'uso: la piattaforma è intuitiva e si impara in fretta. Voce naturale e chiara: la voce dell'AI suona naturale ed è facile da capire, e questo fa davvero la differenza nelle interazioni con i clienti. Configurazione semplice: il setup è lineare e siamo partiti senza difficoltà. Buona dashboard di controllo: offre una visione chiara delle attività e rende semplice il monitoraggio. Assistenza post-vendita eccellente: il team è reattivo, competente e davvero disponibile. CONTRO: I costi possono risultare più alti del previsto se il sistema non è ottimizzato bene, quindi conviene dedicare tempo a perfezionare la configurazione fin dall'inizio. Il prezzo delle singole funzionalità non è del tutto trasparente: non è sempre chiaro quanto costi ciascuna funzione, e questo rende più difficile prevedere la spesa finale. Conclusione: Assolutamente consigliato. Run2AI offre risultati eccellenti nella gestione dei canali di comunicazione. Basta ottimizzare la configurazione e chiarire fin da subito la struttura dei costi per evitare sorprese.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
RUN2AI è un'azienda giovane, dinamica e molto competente. nella figura del suo CEO Andrea Giannuzzi, che già è stato di valido supporto nei mesi scorsi per il percorso di Digital Transformation di Fondazione SERENA, abbiamo avuto modo di approfondire gli effetti e le opportunità dell'AI andando dietro alla sua competenza, sicurezza e professionalità. Esperienza da ripetere!
Storia di successo
Il Centro Dermatologia MySkin ha attivato la Virtual Reception omnicanale su voce, WhatsApp e chatbot web per azzerare linee occupate e recall infiniti.
250–300 chiamate gestite ogni mese; 50–100 interazioni scritte; fino al 20% di conversione in richieste di prenotazione — con integrazione completa in agenda come prossimo step.
Leggi la storia completaSì: la Virtual Reception di Run2AI conosce il listino dello studio dermatologico e, quando la richiesta è ambigua, chiede di precisare, per esempio «visita dermatologica semplice o con epiluminescenza?».
Visite, mappatura dei nei, controlli e trattamenti estetici arrivano dal gestionale con descrizione, prezzo e istruzioni, e per ciascuno scegli il comportamento:
Il bot riconosce anche i nomi colloquiali con cui i pazienti chiamano le prestazioni e li riconduce alla voce corretta del listino.
Con un gestionale integrato la Virtual Reception legge in tempo reale le agende dello studio dermatologico, propone gli orari effettivamente liberi e scrive l'appuntamento nel gestionale, che resta il sistema principale.
Le integrazioni attive comprendono Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS, RB Software Center Ges.La.An., Google Calendar e Outlook Calendar. Con Doctolib senza Vettore oggi non c'è lettura e scrittura in tempo reale delle agende: il bot risponde alle domande, raccoglie la richiesta di prenotazione per la segreteria oppure porta il paziente alla pagina di prenotazione online dello studio.
Si può anche partire senza integrazione, raccogliendo richieste di prenotazione ordinate da richiamare: è il percorso del Centro Dermatologia MySkin, attivo su voce, WhatsApp e chat web, che ha in programma l'integrazione con l'agenda come passo successivo.
Sì, con il modulo opzionale per le chiamate in uscita la Virtual Reception richiama i pazienti per il controllo periodico dei nei, per esempio la mappatura ogni 12 mesi, e propone le date libere in agenda.
Il bot telefona, ricorda il controllo e aggiorna l'agenda in base alla risposta; se il paziente non risponde dopo 2–3 tentativi, può partire un messaggio WhatsApp. Lo stesso modulo chiama qualche giorno prima di una visita già fissata per farla confermare, spostare o disdire, così lo slot liberato torna disponibile. Per i richiami periodici serve un consenso solido: prima di avviare una campagna conviene sentire il DPO e verificare il registro delle opposizioni. Approfondisci nella pagina sulle chiamate in uscita con AI.
No: la Virtual Reception non analizza immagini sanitarie, quindi quando su WhatsApp arriva la foto di un neo o di una lesione della pelle il bot si ferma e lascia la conversazione allo staff dello studio.
La reception riceve una notifica via email, apre la conversazione dal pannello e risponde al paziente da persona a persona. Per tutto il resto il bot lavora su WhatsApp come al telefono: risponde, prenota e registra le richieste di ricontatto; i messaggi vocali vengono trascritti e l'operatore può comunque riascoltarli. Come numero WhatsApp si può usare anche il fisso dello studio.
No: la segreteria virtuale dello studio dermatologico si occupa solo di aspetti organizzativi e informativi, come orari, prestazioni, preparazione e prenotazioni, e non dà valutazioni su sintomi, nei o lesioni.
Se il paziente descrive un problema, il bot non entra nel merito: prenota la visita che il paziente chiede o passa la richiesta allo staff. Se dalla conversazione emergono segnali di urgenza, non prosegue con una prenotazione ordinaria, consiglia il 118 o il pronto soccorso e, se lo studio lo ha previsto, fa scattare un alert o trasferisce subito la chiamata a un operatore. Come una persona al telefono, però, non può riconoscere un'urgenza che il paziente non esprime. È una garanzia per il paziente e una tutela per lo studio.
Passano alla Virtual Reception, che risponde subito invece di lasciare il paziente al segnale di occupato o in attesa.
Sei tu a stabilire con le regole del centralino quali chiamate le arrivano: di solito si parte da quelle fuori orario e da quelle che entrano quando tutte le linee interne sono impegnate. Il numero di conversazioni contemporanee dipende solo dalle linee del centralino, quindi i picchi del mattino non diventano chiamate perse. Quando il paziente vuole parlare con una persona, in orario il bot trasferisce la chiamata; a studio chiuso registra una richiesta di ricontatto con nome, numero e sintesi, così la segreteria richiama sapendo già di cosa si tratta, invece di inseguire chi ha trovato occupato.
Sì: con la Virtual Reception i dati dei pazienti dello studio dermatologico restano in Europa, archiviati su Google Cloud Platform ed elaborati da modelli AI eseguiti in Europa, nel rispetto del GDPR.
Nessun modello viene addestrato sulle conversazioni dei pazienti. Le conversazioni sono crittografate a riposo e consultabili solo dagli utenti autorizzati del pannello; il periodo di conservazione lo stabilisce lo studio, con cancellazione automatica alla scadenza. Le registrazioni audio delle telefonate servono solo per verifiche tecniche, restano al massimo 7 giorni e può ascoltarle solo il responsabile tecnico autorizzato.
Il bot dichiara sempre di essere un assistente virtuale e richiama l'informativa dello studio; Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento e consegna al DPO la documentazione sulla conformità dei server.
La Virtual Reception per uno studio dermatologico parte da 224 € al mese (IVA esclusa), il prezzo d'ingresso del canale telefono.
Paghi solo i moduli che usi: puoi iniziare dal telefono e aggiungere WhatsApp, la chat del sito o il modulo per i richiami dei nei quando ti servono. Il preventivo comprende un'attivazione una tantum, un canone annuale o trimestrale e l'eventuale consumo oltre i 500 minuti di conversazione mensili inclusi nel canale voce; l'integrazione con il gestionale è a forfait, quindi a prezzo certo. Il preventivo si definisce già nella prima call e di solito lo studio è operativo in 2–3 settimane.
Per altre domande su costi, tempi e contratto consulta le FAQ sulla segreteria virtuale AI.
Prenota una demo gratuita e scopri come la Virtual Reception può trasformare la gestione delle chiamate nel tuo studio dermatologico.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: il receptionist virtuale di Run2AI.