Il tuo studio oculistico riceve chiamate per prenotazioni, controlli periodici della vista ed esami diagnostici. La Virtual Reception di Run2AI risponde 24 ore su 24, 7 giorni su 7: gestisce l'agenda, raccoglie le informazioni del paziente e conferma gli appuntamenti senza sovraccaricare la segreteria.
I vantaggi concreti per il tuo studio oculistico
L'assistente prenota visite oculistiche, controlli della vista ed esami strumentali come OCT, campo visivo e topografia, allineandosi alle durate e alle risorse del tuo studio.
Organizza follow-up e controlli periodici della vista, riducendo i no-show e mantenendo aggiornato il calendario in base alle indicazioni cliniche e alle policy dello studio.
L'assistente virtuale risponde alle chiamate anche fuori orario, nei weekend e nei festivi. I pazienti possono prenotare o richiedere informazioni in qualsiasi momento.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 €, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 €. Il personale di segreteria viene liberato dalle attività ripetitive e può dedicarsi all'accoglienza in studio.
Prenota visite oculistiche direttamente nell'agenda del gestionale, verificando disponibilità in tempo reale
Gestisce slot e richieste per esami come campo visivo, OCT e topografia, in coerenza con le risorse dello studio
Supporta promemoria e richiami per controlli periodici e follow-up, secondo le regole definite con il tuo team
Funziona con centralini VoIP e tradizionali senza cambiare la tua infrastruttura telefonica
Gestisce spostamenti e cancellazioni degli appuntamenti aggiornando automaticamente il calendario
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di poliambulatori, centri medici e di uno studio oculistico con la Virtual Reception
Abbiamo iniziato la collaborazione con l'azienda Run2AI a settembre. Fin dai primi mesi di settaggio si sono dimostrati ragazzi seri, professionali e molto disponibili. Siamo operativi da gennaio e devo dire che sia il centralino sia il chatbot funzionano alla grande, offrendo ai pazienti la possibilità di prendere appuntamenti 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Davvero complimenti!
Nel complesso il feedback è senza dubbio positivo. In queste prime settimane la Virtual Reception si è rivelata un interessante supporto nella gestione delle fasce di chiusura
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
Siamo entusiasti delle potenzialità della piattaforma “Virtual Reception”: in questi primi mesi di utilizzo abbiamo riscontrato un netto miglioramento nell'organizzazione del contatto con i pazienti. Un ringraziamento speciale va al team di Run2Ai per la costante disponibilità, la professionalità e l'attenzione dimostrata nel soddisfare le nostre esigenze di personalizzazione.
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Prima di parlare dell'ottimo prodotto, ci tengo a sottolineare la grande disponibilità dell'azienda nei confronti dei clienti e delle loro esigenze. Il prodotto è molto versatile, configurabile per diverse esigenze e ben integrato con gestionale esterni. Con pochi passi di riesce ad avere un operatore virtuale preciso, che fornisce le giuste informazioni agli utenti e prenota puntualmente nel gestionale esterno. Il cruscotto di gestione poi riesce a farci recuperare anche i clienti più “timidi”, tenendo traccia delle conversazioni. Se avete problemi, per tempo o personale, a gestire i canali di comunicazione, telefonica, web o whatsapp, questa è la soluzione.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Uso Run2AI per gestire i nostri canali di comunicazione e nel complesso l'esperienza è stata molto positiva. PRO: Grande facilità d'uso: la piattaforma è intuitiva e si impara in fretta. Voce naturale e chiara: la voce dell'AI suona naturale ed è facile da capire, e questo fa davvero la differenza nelle interazioni con i clienti. Configurazione semplice: il setup è lineare e siamo partiti senza difficoltà. Buona dashboard di controllo: offre una visione chiara delle attività e rende semplice il monitoraggio. Assistenza post-vendita eccellente: il team è reattivo, competente e davvero disponibile. CONTRO: I costi possono risultare più alti del previsto se il sistema non è ottimizzato bene, quindi conviene dedicare tempo a perfezionare la configurazione fin dall'inizio. Il prezzo delle singole funzionalità non è del tutto trasparente: non è sempre chiaro quanto costi ciascuna funzione, e questo rende più difficile prevedere la spesa finale. Conclusione: Assolutamente consigliato. Run2AI offre risultati eccellenti nella gestione dei canali di comunicazione. Basta ottimizzare la configurazione e chiarire fin da subito la struttura dei costi per evitare sorprese.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
RUN2AI è un'azienda giovane, dinamica e molto competente. nella figura del suo CEO Andrea Giannuzzi, che già è stato di valido supporto nei mesi scorsi per il percorso di Digital Transformation di Fondazione SERENA, abbiamo avuto modo di approfondire gli effetti e le opportunità dell'AI andando dietro alla sua competenza, sicurezza e professionalità. Esperienza da ripetere!
Storia di successo
Lo Studio Oculistico Postorino-La Mattina a La Spezia ha attivato la Virtual Reception 24/7 per un'accoglienza telefonica accessibile: voce calibrata per pazienti senior, integrazione con Google Calendar e tracciamento delle richieste con Call Me Back.
Nei primi cinque mesi: +60% chiamate gestite in tre mesi, prenotazioni automatizzate da 30 a 120 al mese, architettura snella con il calendario di ogni specialista.
Leggi la storia completaSì: uno dei primi clienti di Run2AI è uno studio oculistico specializzato in cataratta, con un'utenza molto anziana, e la Virtual Reception ha mostrato la stessa efficacia che ha con i pazienti più giovani. Non ci sono menu "premi 1": il paziente parla come farebbe con la segreteria, può interrompere e cambiare argomento, e la velocità della voce è tarata per essere chiara anche per i pazienti più anziani.
Stimiamo che la conversazione proceda senza intoppi nel 95–98% dei casi. Nell'1–2% di chiamate difficili, che lo sarebbero anche per un operatore, il bot si accorge che la conversazione non progredisce e passa la chiamata a una persona.
Sì: la Virtual Reception prenota visite oculistiche, controlli periodici, follow-up ed esami strumentali come OCT, campo visivo e topografia corneale, rispettando durate e risorse che lo studio ha configurato nel gestionale. Se il paziente chiede un oculista per nome cerca solo nelle sue agende, altrimenti propone le prime disponibilità di tutti i medici che eseguono quella prestazione.
Quando la richiesta è generica ("devo fare un controllo della vista") il bot fa le domande necessarie per arrivare alla voce corretta del listino, e i nomi colloquiali degli esami si aggiungono come sinonimi. Le prestazioni che preferisci gestire tu restano in modalità Da gestire: il bot raccoglie la richiesta e la segreteria richiama.
La Virtual Reception si integra con Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS e RB Software Center Ges.La.An.; uno studio senza gestionale, anche con un'agenda cartacea, può partire da Google Calendar o Outlook Calendar. In entrambi i casi il bot legge le disponibilità in tempo reale e scrive l'appuntamento, e se il gestionale invia promemoria SMS o email questi continuano a partire.
Lo Studio Oculistico Postorino-La Mattina, per esempio, lavora con il Google Calendar di ciascun medico: i medici aggiornano i calendari come hanno sempre fatto e l'assistente prenota direttamente in agenda. Con Doctolib senza Vettore, invece, il bot raccoglie la richiesta per la segreteria o porta il paziente alla pagina di prenotazione online.
Sì: la Virtual Reception legge le istruzioni di preparazione associate a ogni prestazione prima di proporre le date, così il paziente le ascolta prima di scegliere il giorno. Sono le indicazioni che stabilisce lo studio, per esempio venire accompagnati, portare gli occhiali in uso o la documentazione delle visite precedenti, e arrivano dalle prestazioni sincronizzate dal gestionale o dalla documentazione.
Le stesse informazioni valgono su telefono, WhatsApp e chat e si aggiornano in un solo punto. Se una preparazione richiede una valutazione del medico, come la sospensione di una terapia, il bot non la decide: riporta solo ciò che è scritto e passa i dubbi alla segreteria.
Per un intervento che richiede più agende insieme, come chirurgo e anestesista, la Virtual Reception usa la modalità Da gestire: raccoglie dati del paziente, prestazione richiesta e preferenze, e crea una richiesta che la segreteria trova nel pannello. La pianificazione resta così nelle mani dello staff, mentre il bot si occupa della raccolta delle informazioni.
Le richieste funzionano come un piccolo ticketing: in giallo quelle da gestire, in verde quelle già richiamate, con traccia di chi ha richiamato e quando. Visite ed esami più semplici possono invece restare in modalità Integrata, con prenotazione diretta in agenda.
La Virtual Reception non dà consigli clinici e non entra nel merito dei sintomi, ma riconosce gli elementi di urgenza nelle parole del paziente (per esempio "sono stato operato e devo venire subito, è successa una cosa grave"): in quel caso non prosegue con una prenotazione ordinaria, consiglia il pronto soccorso o il 118, oppure di recarsi in studio secondo le regole che hai indicato, e se previsto fa scattare un alert o passa subito la chiamata a un operatore.
Come un operatore, non può indovinare un'urgenza che il paziente non esprime. Se su WhatsApp arriva la foto di un occhio, il bot non la analizza: si ferma e la reception riceve una notifica email per rispondere di persona. Approfondisci sulla pagina del bot WhatsApp per centri medici.
Sì: con la Virtual Reception i dati dei pazienti restano in Europa, su Google Cloud Platform, con modelli AI eseguiti in Europa, crittografia a riposo e nessun addestramento di modelli sulle conversazioni. Il bot dichiara sempre di essere un assistente virtuale e richiama l'informativa privacy dello studio.
Sei tu a scegliere per quanto conservare le conversazioni, con cancellazione automatica alla scadenza (per esempio dopo uno o due mesi); i dati sono visibili in chiaro solo a chi accede al pannello con le proprie credenziali. Run2AI firma la nomina a responsabile del trattamento e fornisce al DPO l'informativa e la documentazione sui server; le registrazioni audio servono solo al troubleshooting, si cancellano entro 7 giorni e può ascoltarle solo il responsabile tecnico autorizzato.
Per uno studio oculistico la Virtual Reception parte da 224 € al mese, IVA esclusa, per il canale telefono, con 500 minuti di conversazione al mese inclusi; si aggiungono un costo di attivazione una tantum e, oltre la soglia, il consumo a minuto. Puoi partire dal solo telefono e aggiungere WhatsApp, chat o chiamate in uscita in seguito, e il canone si può pagare anche ogni tre mesi.
L'attivazione richiede di solito 2–3 settimane, con formazione del personale inclusa. Prima di decidere puoi chiamare il numero dimostrativo sul sito e farlo provare anche ai colleghi e ai soci; dopo la demo c'è un ambiente di prova con le chiamate di test visibili in tempo reale nel pannello. Altre risposte nelle FAQ sulla Virtual Reception.
Prenota una demo gratuita e scopri come la Virtual Reception può trasformare la gestione delle chiamate nel tuo studio oculistico.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: il risponditore telefonico medico di Run2AI.