Tu policlínica recibe cientos de llamadas al día entre reservas, información y cancelaciones. La Virtual Reception de Run2AI gestiona todo automáticamente, 24 horas al día, 7 días a la semana: responde a las llamadas, reserva consultas y proporciona información a los pacientes sin perder una sola llamada, incluso en sedes múltiples.
Las ventajas concretas para tu policlínica
Un único asistente IA que conoce todas las sedes de tu policlínica, los servicios ofrecidos y las disponibilidades de cada una. Los pacientes son dirigidos automáticamente a la sede y al especialista adecuado.
La arquitectura cloud responde en paralelo en todas las líneas de tu centralita. No más señales de ocupado los lunes por la mañana o después de festivos: los pacientes reciben respuesta incluso en los picos.
El asistente virtual responde a las llamadas fuera de horario, los fines de semana y los festivos. Los pacientes pueden reservar consultas especializadas en cualquier momento, aumentando la tasa de reservas.
Según nuestras estimaciones, una hora de llamadas gestionadas por un operador cuesta de media 18-20 €, mientras que con la IA el coste baja a unos 6 €. El personal de recepción se libera de las actividades repetitivas y puede dedicarse a la atención presencial.
Reserva consultas especializadas directamente en la agenda del sistema de gestión, verificando disponibilidad en tiempo real
Dirige automáticamente al paciente a la sede correcta en función de la especialidad solicitada y la proximidad geográfica
Gestiona cambios y cancelaciones de citas actualizando automáticamente el calendario
Funciona con centralitas VoIP y tradicionales sin cambiar tu infraestructura telefónica
Responde a las preguntas sobre los servicios ofrecidos, preparaciones para exámenes y horarios de apertura de las sedes
Datos cifrados y alojados en Europa, sin entrenar modelos con las conversaciones y con un plazo de conservación que decide el centro
Experiencias de policlínicas que usan Virtual Reception
Estamos muy satisfechos con nuestra nueva colega virtual Monica, que nos está brindando una ayuda inestimable en la gestión de las llamadas, tanto con la información que proporciona como con las solicitudes de devolución de llamada, porque resume muy bien el motivo de la solicitud del usuario que desea ser contactado.
El sistema está funcionando. Los operadores revisan diariamente las reservas realizadas en los horarios extra de apertura de mostradores y, por ahora, no han detectado ninguna incidencia. Le agradezco su constante disponibilidad.
Empezamos hace un tiempo la relación con Run2 y nos alegró encontrar personas competentes y rápidas en las respuestas y en la adaptación a nuestras distintas necesidades. Opinión favorable.
“Virtual Reception” está demostrando ser una herramienta con un potencial enorme para optimizar el flujo de contacto con nuestros pacientes. Hasta hoy la experiencia es extremadamente positiva, también gracias al excelente trabajo del equipo de Run2AI: asistencia impecable, gran disponibilidad y máxima escucha a la hora de adaptar la plataforma a nuestras necesidades.
Introdujimos Virtual Reception de Run2AI en nuestro policlínico Centro Salute Raimondi de Gorla Minore, gestionado por ARGENTUM, con el objetivo de aligerar el trabajo de la recepción y mejorar la gestión de las solicitudes de los pacientes. Los resultados han sido muy positivos. Uno de los problemas que queríamos resolver era el de las llamadas perdidas en los momentos de mayor afluencia: hoy, gracias a Virtual Reception, los pacientes ya no encuentran las líneas ocupadas y obtienen fácilmente información sobre calendarios, citas y procedimientos. También para el personal el cambio ha sido importante: muchas solicitudes repetitivas se gestionan automáticamente, lo que deja más tiempo para las situaciones que requieren atención y un contacto directo. Estamos muy satisfechos con la decisión. Run2AI nos ha permitido utilizar la inteligencia artificial de forma realmente útil y concreta, mejorando un servicio fundamental para nuestros pacientes.
Su “virtual reception” es una herramienta utilísima para agilizar las esperas de los pacientes, mejorar la calidad percibida y reducir las cargas de trabajo. La hemos adoptado con éxito en nuestros Centros Médicos Metica. Excelente el soporte de Run2AI en cada fase del proyecto, desde la adopción y la configuración hasta el mantenimiento constante y la revisión del servicio.
Tras una fase inicial de preparación e introducción de datos, el programa empieza a mostrar toda su eficacia. Para Biomedica srl es una herramienta fundamental, porque nos permite gestionar y descongestionar de forma ordenada el flujo de llamadas entrantes. Sin este servicio habríamos seguido perdiendo trabajo por no poder atender todas las solicitudes telefónicas entrantes. Un excelente apoyo operativo.
Elegimos Run2AI para activar nuestra secretaria virtual y debo decir que está resultando una ayuda concreta y extremadamente útil en la gestión de las llamadas y en la organización del trabajo diario. No oculto que detrás hay mucho trabajo, sobre todo al principio: configurar las respuestas, prever las distintas solicitudes y adaptar el servicio a nuestras necesidades requiere paciencia y ajustes continuos, pero los resultados que se obtienen compensan muy pronto el esfuerzo. Un punto fuerte es sin duda el equipo de Run2AI: personas extremadamente amables, profesionales y siempre dispuestas a escuchar nuestras necesidades y a apoyarnos. Todavía estamos en la fase de perfeccionamiento, pero estamos muy satisfechos con la decisión. ¡Y saber que podemos contar con personas tan dispuestas es sin duda un valor añadido!
RUN2AI es una empresa joven, dinámica y muy competente. A través de su CEO, Andrea Giannuzzi, que ya nos había brindado un valioso apoyo en los últimos meses en el proceso de Transformación Digital de Fondazione SERENA, pudimos profundizar en los efectos y las oportunidades de la IA, guiados por su competencia, seguridad y profesionalidad. ¡Una experiencia para repetir!
Caso de éxito
Cómo Biocontrol alcanzó la eficiencia 24/7 y la continuidad nocturna gracias a la Virtual Reception y la automatización total de la recepción.
92% de tasa de autonomía de la IA; el 20% de las llamadas convertidas en reservas (segundo mes); volumen gestionado 10× con activación 24/7 frente solo nocturna.
Leer la historia completaSí: la Virtual Reception de Run2AI nace multisede y, para cada sede de tu policlínica, gestiona horarios, direcciones, cierres extraordinarios, información y servicios que se prestan allí. Si cada sede tiene su propio número, el asistente ya sabe desde dónde llega la llamada; si usas un número único al estilo de una central de citas, pregunta al paciente en qué sede quiere ser atendido antes de buscar disponibilidad.
En el panel, el personal tiene un perfil de administrador o de usuario y está asociado a una o varias sedes, así que cada persona ve las solicitudes que le corresponden. Una segunda sede que es solo un punto de extracciones con el mismo número puede empezar en modo monosede. Un ejemplo real es la historia de Biocontrol, una policlínica multisede que usó el asistente como central de citas única entre sus sedes.
La Virtual Reception lee en tiempo real las agendas de tu policlínica, ofrece solo los huecos realmente libres y registra la cita directamente en el programa de gestión. Si el paciente pide un profesional por su nombre, busca solo en sus agendas; si no tiene preferencia, combina la disponibilidad de todos los especialistas que prestan ese servicio, para que el paciente oiga enseguida las primeras opciones.
El programa de gestión sigue siendo el sistema maestro: servicios, precios, tarifas y profesionales llegan desde allí con un botón de «sincronizar», sin introducir nada dos veces, y tras la reserva se envían los recordatorios por SMS o email que ya tienes configurados. Integraciones disponibles: Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS, RB Software Center Ges.La.An., Google Calendar y Outlook Calendar. Con Doctolib sin Vettore no hay lectura ni escritura de agendas en tiempo real: el asistente recoge la solicitud de cita para tu equipo o lleva al paciente a tu página de reserva online.
Para cada servicio, sede y régimen de tu policlínica eliges cómo se comporta la Virtual Reception, con tres modalidades:
Si el paciente tiene seguro, el asistente le pregunta la compañía para comprobar la cobertura. El régimen SSN (Servicio Sanitario Nacional italiano) se activa solo en las sedes y servicios concertados y queda desactivado donde reserva el CUP; cuando se agota el presupuesto del mes, apagas el interruptor y el asistente se lo comunica a los pacientes. Más detalles en la página de reservas SSN.
Por parte de Run2AI no hay un tope práctico de llamadas simultáneas: el límite lo marcan las líneas de tu centralita, de modo que con 12 líneas el asistente mantiene 12 conversaciones a la vez. Es justo lo que necesita una policlínica en los picos, como el lunes por la mañana o la franja de 8 a 10, cuando dimensionar la recepción para el máximo de tráfico es imposible.
Con una centralita VoIP/SIP se crea una extensión dedicada conectada por troncal SIP y son las reglas de tu centralita las que deciden qué llamadas pasan al asistente (ya se usa, por ejemplo, con 3CX); con una centralita analógica se utiliza un número dedicado con desvío de llamadas. Lo habitual es empezar por las llamadas fuera de horario y las que llegan cuando todo el personal está ocupado; tras el rodaje, muchas policlínicas pasan el asistente a primer nivel las 24 horas.
Sí: si el paciente pide un departamento (administración, facturación) o a una persona por su nombre, la Virtual Reception dirige la llamada a la extensión correcta respetando el horario de cada uno. En horario de atención la transfiere a un operador en una segunda extensión «gemela», para que la llamada no vuelva al asistente.
Fuera del horario del departamento solicitado, o con la policlínica cerrada, el asistente registra una solicitud de devolución de llamada con nombre, número y resumen. En el panel funciona como un pequeño sistema de tickets: amarillo pendiente, verde llamada devuelta, con registro de quién llamó y cuándo, y cada operador ve las solicitudes de sus sedes.
La Virtual Reception trata los datos de los pacientes conforme al RGPD: siempre se presenta como asistente virtual, remite a la política de privacidad de tu policlínica y ningún modelo se entrena con las conversaciones de los pacientes. Los datos se almacenan en Google Cloud Platform en Europa, los modelos de IA se ejecutan en Europa y todo está cifrado en reposo.
El periodo de conservación lo decides tú (por ejemplo uno, dos o tres meses) y después el borrado es automático. Los datos solo se ven en claro al entrar en el panel con credenciales propias y, con los perfiles por sede, cada operador ve únicamente las solicitudes de sus sedes. Las grabaciones de audio se usan solo para verificaciones técnicas, se conservan 7 días como máximo y solo puede escucharlas el responsable técnico autorizado. Run2AI firma como encargado del tratamiento y entrega a tu DPD una información específica y la documentación sobre la conformidad de los servidores.
La Virtual Reception de Run2AI para el canal telefónico parte de 224 € al mes, IVA no incluido; el precio final depende de cuántas sedes y canales actives. El modelo es modular: puedes empezar con una sola sede o solo con el teléfono e ir añadiendo sedes, WhatsApp, chat o llamadas salientes cuando las necesites, y el coste por sede baja a medida que aumenta el número de sedes.
Hay tres conceptos: una activación única (configuración, pruebas y formación del personal), una cuota anual o trimestral y el consumo. La cuota del canal de voz incluye 500 minutos de conversación efectiva al mes, unas 350 llamadas; por encima se paga por minuto y solo cuenta el tráfico que llega al asistente. La integración con el programa de gestión tiene un precio cerrado. El presupuesto para tu policlínica lo recibes ya en la primera reunión.
Normalmente la activación lleva de 2 a 3 semanas, y los proyectos más rápidos están operativos en 5 o 6 días. Se trabaja en paralelo en telefonía (con quien gestiona tu centralita), integración de agendas y contenidos; los contenidos son la parte más larga en una policlínica con muchas especialidades, pero se parte de una base ya probada en centros similares y la formación está incluida.
El primer paso es gratuito: llama al número de demostración de la web, también con tus socios o responsables de sede, y escucha cómo respondería a tus pacientes. Después puedes empezar con un piloto en una sola sede o solo fuera de horario y ampliar el alcance tras el rodaje. Tienes más respuestas sobre plazos, centralita y prueba en las preguntas frecuentes sobre la Virtual Reception.
Reserva una demo gratuita y descubre cómo la Virtual Reception puede transformar la gestión de llamadas en tu policlínica.
Reserva demo gratuitaConoce el producto completo: la recepcionista virtual IA de Run2AI.