L'intelligenza artificiale che libera il tuo staff dalle telefonate di routine

Con il modulo outbound la Virtual Reception chiama il paziente qualche giorno prima dell'appuntamento e gli chiede di confermarlo, per esempio: "Lei ha un'ecografia addome completo dopodomani, mi conferma?".

L'esito compare subito nel pannello. Se il paziente disdice, lo slot liberato è visibile in tempo per essere assegnato a un altro paziente invece di restare vuoto.

Le chiamate di conferma riducono i no-show perché trasformano un'assenza a sorpresa in una disdetta o in uno spostamento comunicato con qualche giorno di anticipo.

A differenza di un promemoria a senso unico, la telefonata chiede al paziente una risposta esplicita: chi non potrà venire lo dice prima, e lo slot torna disponibile. Puoi anche concentrare le chiamate solo su chi non ha confermato il promemoria SMS, importando quella lista. La segreteria non passa più la mattina al telefono per le conferme, e gli slot liberati si riassegnano finché c'è tempo.

Sì: nella chiamata di conferma il paziente può confermare, chiedere di spostare l'appuntamento oppure disdirlo, e la Virtual Reception registra subito l'esito nel pannello.

Con il gestionale integrato l'assistente può proporre nuove date tra le disponibilità reali; altrimenti la richiesta di spostamento arriva alla segreteria come richiesta di ricontatto, con la sintesi della conversazione. La disdetta libera lo slot, che la segreteria può riassegnare.

Il paziente parla con un assistente che conversa davvero: la Virtual Reception si presenta come assistente virtuale della struttura, ascolta la risposta e reagisce di conseguenza, senza menu a tasti.

Se durante la conferma il paziente chiede, per esempio, se deve presentarsi a digiuno o dove parcheggiare, l'assistente risponde con le stesse informazioni che usa per le chiamate in ingresso: la documentazione della struttura e le istruzioni di preparazione.

Se il paziente non risponde, la Virtual Reception riprova: dopo 2–3 tentativi senza risposta può partire un messaggio WhatsApp.

Il messaggio usa un modello approvato, come richiede WhatsApp quando è la struttura a scrivere per prima, e il paziente può rispondere lì, dove l'assistente su WhatsApp prosegue la conversazione. Nel pannello vedi l'esito di ogni chiamata.

La Virtual Reception prende gli appuntamenti da confermare direttamente dal gestionale integrato oppure da un file che importi tu, per esempio un CSV.

Il file è utile per selezionare solo una parte dei pazienti, come chi non ha confermato il promemoria via SMS, o per le strutture il cui gestionale non è integrato. Allo stesso modo si caricano le liste di pazienti per i richiami periodici.

Sì, la Virtual Reception può fare richiami periodici, come la pulizia dei denti o la mappatura dei nei ogni 12 mesi, ma serve un consenso solido da parte dei pazienti.

Per le vere campagne, per esempio di screening o di prevenzione, conviene sentire prima il DPO della struttura e verificare il registro pubblico delle opposizioni. Il modulo registra l'esito di ogni contatto, così hai traccia di chi è stato chiamato e con quale risultato. Un esempio tipico è il richiamo per l'igiene orale negli studi odontoiatrici.

Le chiamate in uscita sono un modulo opzionale della Virtual Reception, quotato nella proposta.

L'unico prezzo di listino pubblico è quello del vocal bot per le chiamate in ingresso, da 224 € al mese IVA esclusa; l'outbound si aggiunge solo se ti serve, perché il servizio è modulare. Struttura dei costi, tempi di attivazione e modalità di prova sono spiegati nelle domande frequenti.