Affianca a Doctolib la segreteria virtuale AI di Run2AI. L'assistente risponde alle chiamate 24/7, raccoglie le richieste di prenotazione per la segreteria oppure porta i pazienti alla tua pagina di prenotazione Doctolib. Con Doctolib Vettore legge le disponibilità e prenota in agenda in tempo reale.
Ti risponderà l'assistente virtuale del Centro Medico Sant'Andrea (centro fittizio puramente dimostrativo). I dati eventualmente scambiati in conversazione verranno trattati nel rispetto della privacy (informativa completa disponibile a questo link).
Dall'attivazione alle prime chiamate gestite dall'assistente AI
Configuriamo l'assistente con le informazioni della struttura e il link alla tua pagina di prenotazione Doctolib, senza modificare nulla su Doctolib. Se usi Doctolib Vettore, attiviamo anche l'integrazione con le agende.
La Virtual Reception risponde alle chiamate, comprende le richieste dei pazienti e dà le informazioni su orari, sedi, prestazioni e preparazione agli esami.
Il bot registra la richiesta di prenotazione per la segreteria, con nome, numero e sintesi, oppure porta il paziente alla tua pagina Doctolib. Con Doctolib Vettore l'appuntamento entra direttamente in agenda.
I vantaggi concreti per la tua struttura sanitaria
L'assistente AI risponde alle chiamate anche fuori dall'orario di apertura, nei weekend e durante i festivi. I pazienti ricevono risposta in qualsiasi momento: lasciano una richiesta di prenotazione o prenotano da soli sulla tua pagina Doctolib.
Con Doctolib Vettore il bot legge le disponibilità e scrive prenotazioni, spostamenti e disdette direttamente in agenda. Con il solo Doctolib l'agenda resta gestita dalla segreteria e dalla tua pagina di prenotazione online.
Il bot risponde da solo alle domande ripetitive e trasforma le richieste di prenotazione in schede di ricontatto con nome, numero e sintesi. Il personale di segreteria si libera dalle attività ripetitive e si dedica all'accoglienza in struttura.
Secondo le nostre stime, un'ora di chiamate gestite da un operatore costa in media 18-20 €, mentre con l'AI il costo scende a circa 6 €. Non sostituisce il personale, ma lo libera per attività a maggior valore aggiunto.
Risponde su orari, sedi, prestazioni e preparazione agli esami, 24 ore su 24
Registra la richiesta nel pannello con nome, numero e sintesi: la segreteria richiama e fissa l'appuntamento su Doctolib
Raccoglie le richieste di spostamento o disdetta per la segreteria; con Doctolib Vettore le esegue direttamente in agenda
Funziona con centralini VoIP e tradizionali (Yeastar e altri) senza cambiare la tua infrastruttura
Indirizza chi preferisce prenotare da solo alla pagina di prenotazione online della struttura su Doctolib
Dati crittografati e conservati in Europa, nessun addestramento dei modelli sulle conversazioni e conservazione decisa dalla struttura
Le esperienze di strutture sanitarie che usano la Virtual Reception
Abbiamo iniziato la collaborazione con l'azienda Run2AI a settembre. Fin dai primi mesi di settaggio si sono dimostrati ragazzi seri, professionali e molto disponibili. Siamo operativi da gennaio e devo dire che sia il centralino sia il chatbot funzionano alla grande, offrendo ai pazienti la possibilità di prendere appuntamenti 7 giorni su 7, 24 ore su 24. Davvero complimenti!
Nel complesso il feedback è senza dubbio positivo. In queste prime settimane la Virtual Reception si è rivelata un interessante supporto nella gestione delle fasce di chiusura
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Siamo molto soddisfatti della nostra nuova collega virtuale Monica, che ci sta dando un preziosissimo aiuto nella gestione delle telefonate, sia con le informazioni che fornisce sia nelle richieste di richiamata, perché sintetizza benissimo l'argomento dell'eventuale richiesta dell'utente che vuole essere richiamato.
Il sistema sta funzionando, gli operatori giornalmente controllano le prenotazioni eseguite negli orari extra di apertura sportelli, non hanno riscontrato per ora nessuna criticità. Ti ringrazio per la tua costante disponibilità.
Abbiamo iniziato da un pò il rapporto con Run2 e siamo stati contenti di incontrare persone competenti e rapide nelle risposte e nell'adeguamento delle varie nostre necessità. Parere favorevole
Siamo entusiasti delle potenzialità della piattaforma “Virtual Reception”: in questi primi mesi di utilizzo abbiamo riscontrato un netto miglioramento nell'organizzazione del contatto con i pazienti. Un ringraziamento speciale va al team di Run2Ai per la costante disponibilità, la professionalità e l'attenzione dimostrata nel soddisfare le nostre esigenze di personalizzazione.
“Virtual Reception” si sta dimostrando uno strumento dalle potenzialità enormi per ottimizzare il flusso di contatto con i nostri pazienti. L'esperienza fino ad oggi è estremamente positiva, anche grazie all'eccellente lavoro del team di Run2Ai: assistenza impeccabile, grande disponibilità e massimo ascolto nell'adattare la piattaforma alle nostre necessità.
Abbiamo introdotto Virtual Reception di Run2AI nel nostro poliambulatorio Centro Salute Raimondi di Gorla Minore gestito da ARGENTUM, con l'obiettivo di alleggerire il lavoro della segreteria e migliorare la gestione delle richieste dei pazienti. I risultati sono stati molto positivi. Uno dei problemi che volevamo risolvere era quello delle telefonate perse nei momenti di maggiore affluenza: oggi, grazie a Virtual Reception, i pazienti non trovano più le linee occupate e riescono a ottenere facilmente informazioni su calendari, appuntamenti e procedure. Anche per il personale il cambiamento è stato importante: molte richieste ripetitive vengono gestite automaticamente, lasciando più tempo per le situazioni che richiedono attenzione e un contatto diretto. Siamo molto soddisfatti della scelta fatta. Run2AI ci ha permesso di utilizzare l'intelligenza artificiale in modo davvero utile e concreto, migliorando un servizio che per i nostri pazienti è fondamentale.
La loro “virtual reception” è un utilissimo strumento per velocizzare le attese dei pazienti, migliorare la qualità percepita e ridurre i carichi di lavoro. L'abbiamo adottata con successo presso i nostri Centri Medici Metica. Ottimo il supporto da parte di Run2Ai in ogni fase del progetto, a partire dall'adozione e il setup e finendo con la costante manutenzione e review del servizio.
Prima di parlare dell'ottimo prodotto, ci tengo a sottolineare la grande disponibilità dell'azienda nei confronti dei clienti e delle loro esigenze. Il prodotto è molto versatile, configurabile per diverse esigenze e ben integrato con gestionale esterni. Con pochi passi di riesce ad avere un operatore virtuale preciso, che fornisce le giuste informazioni agli utenti e prenota puntualmente nel gestionale esterno. Il cruscotto di gestione poi riesce a farci recuperare anche i clienti più “timidi”, tenendo traccia delle conversazioni. Se avete problemi, per tempo o personale, a gestire i canali di comunicazione, telefonica, web o whatsapp, questa è la soluzione.
Dopo una fase iniziale di preparazione e inserimento dei dati, il programma inizia a mostrare tutta la sua efficacia. Per Biomedica srl rappresenta uno strumento fondamentale, perché ci consente di gestire e decongestionare in modo ordinato il flusso delle telefonate in entrata. Senza questo servizio avremmo continuato a registrare perdite di lavoro per l'impossibilità di gestire tutte le richieste telefoniche in entrata. Un ottimo supporto operativo.
Uso Run2AI per gestire i nostri canali di comunicazione e nel complesso l'esperienza è stata molto positiva. PRO: Grande facilità d'uso: la piattaforma è intuitiva e si impara in fretta. Voce naturale e chiara: la voce dell'AI suona naturale ed è facile da capire, e questo fa davvero la differenza nelle interazioni con i clienti. Configurazione semplice: il setup è lineare e siamo partiti senza difficoltà. Buona dashboard di controllo: offre una visione chiara delle attività e rende semplice il monitoraggio. Assistenza post-vendita eccellente: il team è reattivo, competente e davvero disponibile. CONTRO: I costi possono risultare più alti del previsto se il sistema non è ottimizzato bene, quindi conviene dedicare tempo a perfezionare la configurazione fin dall'inizio. Il prezzo delle singole funzionalità non è del tutto trasparente: non è sempre chiaro quanto costi ciascuna funzione, e questo rende più difficile prevedere la spesa finale. Conclusione: Assolutamente consigliato. Run2AI offre risultati eccellenti nella gestione dei canali di comunicazione. Basta ottimizzare la configurazione e chiarire fin da subito la struttura dei costi per evitare sorprese.
Abbiamo scelto Run2AI per attivare la nostra segreteria virtuale che devo dire si sta rivelando un aiuto concreto ed estremamente utile nella gestione delle chiamate e nell'organizzazione del lavoro quotidiano. Non nascondo che dietro c'è parecchio lavoro, soprattutto all'inizio: impostare le risposte, prevedere le diverse richieste e adattare il servizio alle nostre esigenze richiede pazienza e continui aggiustamenti ma poi i risultati che si ottengono compensano ben presto gli sforzi Un punto di forza è sicuramente il team di Run2AI: persone estremamente gentili, professionali e sempre disponibili ad ascoltare le nostre esigenze e a supportarci. Siamo ancora nella fase di perfezionamento, ma siamo molto soddisfatti della scelta fatta. E sapere di poter contare su persone così disponibili è sicuramente un valore aggiunto!
RUN2AI è un'azienda giovane, dinamica e molto competente. nella figura del suo CEO Andrea Giannuzzi, che già è stato di valido supporto nei mesi scorsi per il percorso di Digital Transformation di Fondazione SERENA, abbiamo avuto modo di approfondire gli effetti e le opportunità dell'AI andando dietro alla sua competenza, sicurezza e professionalità. Esperienza da ripetere!
In tempo reale sì, ma solo tramite Doctolib Vettore: è attraverso Vettore, il gestionale legato a Doctolib da una partnership, che la Virtual Reception di Run2AI legge le disponibilità e scrive gli appuntamenti in agenda. Con Doctolib senza Vettore, oggi il bot non legge e non scrive le agende in tempo reale.
In quel caso la Virtual Reception lavora in tre modi:
Se la tua struttura usa Doctolib Vettore, trovi i dettagli nella pagina integrazione Doctolib Vettore.
Ogni richiesta finisce nel pannello di Run2AI come richiesta di ricontatto, con nome, numero di telefono e una sintesi di cosa serve al paziente, per esempio "visita cardiologica, preferibilmente il martedì mattina". L'operatore richiama, fissa l'appuntamento su Doctolib e segna la richiesta come gestita.
Le richieste funzionano come un piccolo sistema di ticketing: in giallo quelle da gestire, in verde quelle già richiamate, con traccia di chi le ha gestite e quando. Allo stesso modo il bot raccoglie le richieste di chi chiama per spostare o disdire un appuntamento.
Sì: la Virtual Reception può portare il paziente alla pagina di prenotazione online della struttura, per esempio la pagina Doctolib, così chi preferisce scegliere l'orario da solo prenota in autonomia.
Sulla chat del sito il link è a portata di clic; al telefono la struttura può preferire che il bot registri una richiesta di ricontatto. Le due strade possono convivere, e sei tu a decidere quale proporre per prima e per quali prestazioni.
A tutte quelle coperte dalla documentazione della struttura: orari, sedi, parcheggi, modalità di pagamento, convenzioni assicurative, tempi di refertazione, preparazione agli esami. Il primo giorno queste informazioni vengono estratte in automatico dal sito e dai documenti, come la carta dei servizi, e poi si completano insieme.
Se il bot non conosce una risposta non la inventa: lo dice al paziente e passa la chiamata all'operatore oppure, a centro chiuso, registra un ricontatto. Le domande rimaste senza risposta finiscono tra le "aggiunte suggerite", da rivedere ogni due settimane o una volta al mese.
Con Doctolib Vettore la Virtual Reception lavora direttamente sulle agende: legge le disponibilità in tempo reale, propone gli slot effettivamente liberi, scrive l'appuntamento nel gestionale e può anche spostarlo o disdirlo. Prestazioni, prezzi, listini e professionisti arrivano da Vettore con un pulsante "Sincronizza".
Le prenotazioni del bot arrivano in Vettore con una nota che ne indica l'origine, e dopo la prenotazione partono i promemoria SMS o email già previsti dal gestionale.
Sì: la Virtual Reception di Run2AI conserva i dati su Google Cloud Platform in Europa, esegue i modelli AI in Europa e non addestra alcun modello sulle conversazioni dei pazienti. In concreto:
Si può cominciare in piccolo, con un solo canale (per esempio il telefono) o una sola sede, e poi estendere: il canale voce parte da 224 € al mese, IVA esclusa, a cui si aggiungono l'attivazione una tantum e l'eventuale consumo oltre la soglia inclusa. Il preventivo arriva già nella prima call.
Per l'avvio servono in genere 2–3 settimane, nei casi più rapidi 5–6 giorni, formazione inclusa. Altre risposte su centralino, canali e privacy nelle domande frequenti.
Prenota una demo gratuita e scopri come la segreteria virtuale AI di Run2AI lavora con Doctolib e con Doctolib Vettore.
Prenota demo gratuitaIl quadro completo del prodotto è qui: la segretaria virtuale AI per studi medici di Run2AI.