Centro Dermatologia MySkin
Tiggiano, Lecce
Il polistudio di Tiggiano rivoluziona la gestione dei pazienti su voce, WhatsApp e chatbot web grazie alla Virtual Reception
Al servizio dei pazienti del Centro Dermatologia MySkin
Il Centro Dermatologia MySkin è un poliambulatorio medico specialistico di riferimento situato a Tiggiano (Lecce). La struttura è un polo d'eccellenza dedicato alla diagnosi e cura delle malattie dermatologiche, affiancando servizi avanzati di medicina estetica, chirurgia estetica e chirurgia plastica e ricostruttiva. Un centro all'avanguardia che pone la salute e il benessere del paziente al centro del proprio percorso di cura.
La sfida: il collo di bottiglia telefonico e i recall infiniti
In un centro specialistico di alto livello, l'afflusso di richieste di contatto è continuo e spesso urgente. Prima dell'adozione della nuova tecnologia, la gestione delle comunicazioni rappresentava una forte criticità: le linee telefoniche risultavano spesso occupate durante i picchi di chiamate, lasciando i pazienti senza risposta e generando frustrazione.
Questo si traduceva in un enorme carico di stress per la segreteria, costretta quotidianamente a impiegare ore preziose in attività di recall per ricontattare tutti i pazienti persi, sottraendo così tempo ed energie all'accoglienza fisica e al supporto diretto in accettazione.
La soluzione: efficienza su 3 canali con l'intelligenza artificiale
Per superare definitivamente il limite strutturale del centralino tradizionale, il Centro Dermatologia MySkin ha integrato la Virtual Reception sanitaria basata su Intelligenza Artificiale. Il nuovo sistema si è inserito nei flussi di lavoro garantendo una gestione efficiente e solida delle comunicazioni attraverso tre funzionalità chiave:
- Disponibilità omnicanale h24: l'Intelligenza Artificiale è costantemente attiva su tre canali complementari (voce, WhatsApp e chatbot web), garantendo ai pazienti risposte tempestive in qualsiasi momento della giornata, festivi compresi.
- Presa in carico simultanea senza code: il sistema intercetta e gestisce in parallelo un numero illimitato di richieste; nessuno troverà più il segnale di occupato o subirà lunghe attese telefoniche.
- Ottimizzazione del lavoro amministrativo: filtrando, qualificando e smistando le richieste in tempo reale, il sistema solleva lo staff dal gravoso compito di dover richiamare decine di pazienti, permettendo al personale di concentrarsi sulle attività a più alto valore aggiunto in struttura.
L'impatto sui numeri: volumi gestiti e conversioni
L'integrazione del sistema ha generato risultati misurabili fin da subito, migliorando nettamente l'esperienza del paziente e l'efficienza interna. I volumi di traffico smaltiti dall'IA confermano l'efficacia della strategia multicanale:
- 150/200 chiamate gestite ogni mese: il sistema assorbe con successo il traffico telefonico principale in entrata, eliminando le chiamate a vuoto.
- Oltre 65 interazioni scritte mensili: l'IA elabora simultaneamente 40 richieste via chat web e circa 25 conversazioni su WhatsApp, diversificando i punti di contatto.
- 19% di tasso di conversione: quasi una richiesta su cinque si trasforma concretamente in una richiesta di prenotazione, dimostrando la fluidità del percorso guidato dall'Intelligenza Artificiale.
Conclusioni e prossimi steps
Il successo di questa prima fase di implementazione ha risolto in modo definitivo il problema dell'accessibilità al centro, ponendo solide basi per un'evoluzione ancora più ambiziosa.
I prossimi step tecnologici prevedono la piena integrazione del sistema di Intelligenza Artificiale con il software gestionale e l'agenda del polo medico. Questo avanzamento permetterà alla Virtual Reception non solo di raccogliere le richieste, ma di finalizzare l'agendazione automatica degli appuntamenti in totale autonomia, chiudendo il cerchio dell'accoglienza digitale e offrendo al paziente un servizio di prenotazione immediato e senza frizioni.
Il feedback è positivo e, dopo il training iniziale, la Virtual Reception si comporta in maniera adeguata.
Vuoi portare la Virtual Reception nella tua struttura?
Scopri come Run2AI può aiutarti a offrire un'accoglienza 24/7 e a decongestionare il tuo centralino.