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El asistente de IA nos permite atender por teléfono a nuestra clientela 24/7, apoyando activamente a nuestro equipo de centralita durante el horario laboral.
Secretaría virtual con IA para consultas médicas y centros sanitarios
Virtual Reception responde al teléfono de tu consulta las 24 horas, reserva, mueve y anula las citas directamente en el gestional que ya usas, y pasa la llamada a un colega experto solo cuando de verdad hace falta.
Cuánto cuesta una llamada perdida
En un centro sanitario italiano el teléfono sigue siendo el canal principal: más del 90% de las reservas llega de una llamada entrante. Traducido a la práctica diaria significa una sola cosa: cada tono en vacío es una prestación que no entra en agenda.
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Las horas punta saturan la recepción.
El lunes por la mañana las líneas están ocupadas y quien no pasa rara vez vuelve a llamar: reserva en otro sitio. -
Fuera de horario el centro está cerrado al teléfono.
Por la noche, el sábado y los festivos los pacientes pueden llamar, y nadie responde. -
Las anulaciones se quedan en el buzón de voz.
El hueco liberado no se reasigna a tiempo y se queda vacío. -
El personal del mostrador se ve interrumpido sin parar.
Quien está físicamente en el mostrador espera a que el operador cierre la llamada.
Qué es una secretaría virtual con IA
Una secretaría virtual con IA es un asistente telefónico basado en inteligencia artificial que responde a las llamadas de una consulta médica cuando no puede hacerlo un operador humano: comprende la solicitud en lenguaje natural, consulta la agenda en tiempo real a través del gestional del centro y cierra la operación — reserva, mueve o anula — sin intervención manual. Cuando la solicitud sale del perímetro que es capaz de gestionar, transfiere la llamada a los colegas más expertos.
Cómo funciona, en cuatro pasos
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01
El paciente llama al número de siempre
No cambia nada para quien llama. La llamada llega a Virtual Reception desde la centralita del centro, tradicional o VoIP.
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02
El asistente comprende la solicitud
Sin menú de teclas: el paciente habla con normalidad. El asistente reconoce la prestación solicitada, el régimen (SNS, privado o asegurado) y los datos anagráficos, código fiscal incluido.
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03
La agenda se actualiza en tiempo real
Por API el asistente lee las disponibilidades reales en el gestional y escribe la reserva, el cambio o la anulación. Sin doble introducción para la recepción.
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04
Si hace falta, redirige a un colega experto
Las urgencias y las solicitudes fuera de perímetro se transfieren a un operador o se registran como solicitud de recontacto, con la transcripción completa de la conversación.
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Llamada saliente
Centro Medico Sant'Andrea
02 3055 1707
¿Cómo puedo ayudarle?
La forma más rápida de ver si nuestra Virtual Reception sanitaria encaja contigo es hablar con ella. Pídele una cita, muévela, anúlala o intenta ponerla en un aprieto y observa cómo responde.
Los datos que se intercambien durante la conversación se tratan conforme a la normativa de privacidad: la información completa está disponible en este enlace. No se modifica ninguna agenda real.
Qué sabe hacer Virtual Reception
Cuatro capacidades de base, y después las funciones que marcan la diferencia en una jornada de recepción.
Disponibilidad 24/7
Tu asistente virtual responde a las llamadas en cualquier momento, también fuera del horario laboral y en festivos. Gestiona las preguntas frecuentes y reserva citas sin interrupciones.
Especializado en sanidad
Diseñado específicamente para el sector sanitario, comprende la terminología médica y se integra fácilmente con los principales sistemas de gestión usados por hospitales y clínicas.
Cero esperas
Gestión simultánea de varias llamadas, eliminando colas y tiempos de espera. Reduce de forma drástica la carga de trabajo del personal administrativo y mejora la eficiencia operativa.
Experiencia mejorada
Ofrece respuestas inmediatas, precisas y cordiales a cada solicitud. Los pacientes reciben un servicio excelente que aumenta la satisfacción y la confianza en el centro sanitario.
Escalado inteligente
Durante el horario de oficina la llamada pasa a un operador cuando la solicitud es compleja o cuando el paciente lo pide de forma explícita.
AI Redirect
El asistente analiza la intención de la llamada y la dirige automáticamente al interno correcto, sin pasar por la centralita.
Call-Me-Back
Cuando nadie puede responder, la solicitud acaba en una sección dedicada del panel con la transcripción: la recepción devuelve la llamada con todo el contexto.
Gestión de anulaciones
El asistente recoge la cancelación y avisa enseguida a la recepción, que puede volver a ofrecer el hueco antes de que se pierda.
Respuesta multilingüe
Reconoce el idioma del paciente y responde en el mismo, incluso cuando el equipo no habla esa lengua.
Panel de control
Conversaciones en tiempo real, KPI de reservas y anulaciones, gestión de recontactos, carga de documentación y elección de la voz del asistente.
Una IA especialista, igual que tú
Desde hace más de 12 meses, Virtual Reception se perfecciona mes a mes en torno a las necesidades típicas de tus colegas. Descubre con nosotros cómo puede echarte una mano de inmediato.
IVR, vocalbot generalista o Virtual Reception
La acogida telefónica es el primer contacto entre paciente y centro: un momento decisivo para transmitir confianza y profesionalidad. Pasar del IVR tradicional a la inteligencia artificial es una oportunidad concreta. La tabla compara estas soluciones y muestra cómo la tecnología puede transformar la recepción en un recurso estratégico, siempre disponible para garantizar a cada paciente un acceso a la atención rápido y de vanguardia.
| Funciones | IVR tradicional (Pulse 1 para ... pulse 2 para ...) |
Vocalbot generalista | Run2AI Virtual Reception sanitaria |
|---|---|---|---|
| Comunicación 24/7 |
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| Interacción conversacional |
Voz grabada |
Genérica |
Personalizada con flujos sectoriales especializados (p. ej., reserva sobre taxonomía, ficha con código fiscal, etc.) |
| Acciones de recepción integradas |
Operativa manual |
Acciones generalistas |
Reservas sanitarias, anulaciones, Call-me-back |
| Integraciones con sistemas de terceros |
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Integración caso por caso |
Integración especializada de las API sanitarias |
Para profundizar
Para una comparación completa entre enfoques tradicionales e IA en la gestión de la recepción:
IVR vs Virtual Reception: pros y contras de gestionar la recepción con IA
Lee el artículo →Usamos el mismo gestional que usas tú
Más de 12 gestionales sanitarios interoperables por API, más las centralitas tradicionales y VoIP.
¿No ves tu gestional? No hay problema: contáctanos y evaluaremos juntos la posibilidad de integrarlo.
Estima el beneficio concreto para tu caso
Descubre cuánto podrías ahorrar automatizando la gestión de llamadas en tu centro médico
Introduce tus datos
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Tus beneficios estimados
Ahorro anual
€ 4.050
Ingresos adicionales
€ 86.400
* Estimaciones basadas en las instalaciones actuales de nuestra Virtual Reception sanitaria. Los resultados reales pueden variar según las características específicas de tu centro.
Cómo se calcula la estimación
El punto de equilibrio se alcanza con la gestión autónoma de 10 llamadas al día: por debajo de este umbral el servicio es un coste, por encima genera margen neto. Las hipótesis son deliberadamente conservadoras: tasa de conversión llamadas/reservas del 16,50%, ingreso medio por prestación de 80 €, margen EBIT del 10% y duración media de la llamada de 1,3 minutos. El cálculo considera solo los ingresos de las nuevas reservas directas y excluye el ahorro generado por la gestión automática de anulaciones, información y solicitudes de recontacto.
Lo que dicen los clientes
Experiencias de centros sanitarios que utilizan Virtual Reception
Historias de éxito
Cómo centros médicos y consultas especializadas usan Virtual Reception cada día.
Ospizio Marino di Grado
Las familias que llaman antes del ingreso encuentran respuestas, también fuera del horario de recepción.
Lee la historia →Biocontrol
Más sedes, más agendas: un solo asistente reparte las solicitudes sin hacer esperar a los pacientes.
Lee la historia →Centro Medico Fisioterapico IGEA
La rehabilitación no espera: reservas gestionadas también por la noche y el fin de semana.
Lee la historia →Cumplimiento del RGPD y seguridad avanzada
Nuestra solución tecnológica cumple el RGPD - Reglamento General de Protección de Datos y la Ley europea de inteligencia artificial, desarrollada según los más altos estándares de seguridad y privacidad. La infraestructura de Virtual Reception asegura una protección completa de los datos, la máxima fiabilidad y el respeto de toda la normativa vigente.
Lee la información completa.
Datos cifrados en reposo
Pentested
Acceso con OAuth 2.0
Se activa por etapas
No es un interruptor. Se empieza con seguridad y se amplía solo cuando los números convencen.
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01
Número de prueba dedicado
Creamos un número aparte para probar el asistente con seguridad, sin tocar las líneas ni las agendas en producción.
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02
Solo de noche
El primer paso en producción cubre las franjas en las que hoy no responde nadie: noche, madrugada, fin de semana y festivos.
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03
Cuando los operadores están ocupados
El asistente entra en overflow: atiende las llamadas que encontrarían la línea ocupada, mientras la recepción trabaja con normalidad.
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04
Cobertura completa 24/7
Solo cuando los números convencen se pasa a la cobertura continua. Ninguna fase es obligatoria: puedes detenerte en la que funciona.
Preguntas frecuentes
Todo lo que debes saber sobre la Virtual Reception sanitaria.
Virtual Reception es el primer asistente de voz con IA en Italia desarrollado específicamente para el sector sanitario. Su papel es apoyar al personal de recepción de los centros sanitarios en la gestión de la acogida de pacientes. Gracias a la inteligencia artificial, Virtual Reception está siempre disponible para responder a las solicitudes, las 24 horas y los 7 días de la semana, y para apoyar a los pacientes en el proceso de reserva o modificación de una prestación con plena autonomía, integrándose con los principales sistemas de agenda. La solución es omnicanal porque está disponible en varios modos: como asistente de voz, mediante la integración con la centralita telefónica del centro (VoIP o tradicional), para gestionar las llamadas entrantes, y como chatbot en el sitio web o en WhatsApp, permitiendo a los pacientes elegir el canal que prefieren.
Exacto: Virtual Reception está disponible 24/7, incluida la noche y los festivos como el domingo. Así cubre todas las franjas en las que normalmente el personal de recepción no trabaja, aumentando las posibilidades de respuesta a los pacientes y las oportunidades de reserva.
Por supuesto que sí: Virtual Reception está diseñada para funcionar con los sistemas de terceros que ya se usan en los centros sanitarios. Entre los gestionales interoperables con los que se integra están Vettore Medical, Doctolib, Alfadocs, DBMedica, Medinformatica-Medistudio, Innogea-Caremed, RB Software-W Ges.La.An., Google Calendar, Outlook, BCS, Bollino IT, Snoots y Alcyon-Dr.Vet: las disponibilidades se consultan en tiempo real y las reservas se introducen directamente en la agenda. Entre las herramientas de telefonía con las que funciona Virtual Reception hay tanto centralitas tradicionales como digitales (VoIP).
Sí, Virtual Reception incluye un panel de control completo que permite monitorizar todas las conversaciones de forma sencilla e intuitiva. A través de este dashboard puedes leer en tiempo real las conversaciones entre la IA y los pacientes y seguir los principales KPI, como el número de reservas realizadas, las anulaciones y otras métricas importantes para tu centro. No es solo una interfaz con informes, sino un verdadero sistema de control donde los usuarios, según sus niveles de acceso, pueden gestionar las solicitudes de "Call-Me-Back" (recontacto), tomar las llamadas que necesitan intervención humana, cargar la documentación del centro para actualizar la información de la IA, intervenir directamente en los chats de WhatsApp y personalizar la experiencia cambiando la voz del asistente.
Sí, se puede personalizar de forma autónoma desde el panel de control. A través del dashboard es posible tanto cargar la base de contenidos a partir de la cual Virtual Reception da las respuestas como modificar voz, tono y mensaje de bienvenida de la IA para hacerla lo más real posible. Todo ello se puede cambiar en tiempo real y adaptar a cada sede del centro sanitario.
El sistema está diseñado con un mecanismo de seguridad que garantiza siempre la intervención humana. La IA está entrenada para reconocer situaciones de urgencia o solicitudes complejas y derivar la llamada a un operador, que tiene dos opciones: intervenir directamente en la misma línea, tomando la llamada en tiempo real, o volver a llamar al paciente más tarde mediante la función "Call-Me-Back" (recontacto). En este último caso, recibe una notificación con la transcripción completa de la solicitud y puede recontactar al paciente; así no se pierde ninguna petición.
Sí, nuestra solución cumple plenamente el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la Ley europea de inteligencia artificial. La infraestructura de Virtual Reception se ha desarrollado siguiendo los más altos estándares de seguridad y privacidad, garantizando la protección de los datos, la máxima fiabilidad y el respeto de toda la normativa vigente.
Por supuesto que sí. Gracias a una arquitectura cloud escalable, Virtual Reception puede gestionar un número ilimitado de llamadas simultáneas, eliminando por completo colas telefónicas, señales de ocupado y tiempos de espera. Esto es especialmente útil en los picos de tráfico, como el lunes por la mañana, y permite responder a todas las solicitudes sin tener que aumentar el personal en los momentos de más afluencia.
Sí, Virtual Reception puede comunicarse en inglés y en otros idiomas, reconociendo automáticamente la lengua del paciente y respondiendo en la misma. Esto permite atender a pacientes extranjeros, garantizando una experiencia de calidad para todos, independientemente de su lengua materna, y también sin personal multilingüe en sede.
La diferencia es sustancial. Los sistemas IVR tradicionales obligan a los pacientes a recorrer flujos rígidos pulsando teclas, a menudo con recorridos confusos y frustrantes, mientras que Virtual Reception está pensada para adaptarse a los pacientes y facilitar la comunicación entre paciente y centro sanitario. El paciente habla con normalidad, como lo haría con una persona real, y la IA comprende el contexto y la intención de la solicitud. Además, Virtual Reception puede gestionar solicitudes complejas, reservar citas de forma autónoma gracias a la integración con el gestional y pasar la llamada a un operador humano cuando es necesario. El resultado es una experiencia de usuario claramente mejor, que une la eficiencia de la automatización con la naturalidad de una conversación humana, sin la rigidez de los viejos sistemas automatizados.
Virtual Reception está diseñada para todos los que operan en el sector de la salud y el bienestar. Puede usarse no solo en centros médicos, sino también en centros veterinarios, clínicas dentales, farmacias, centros de fisioterapia y profesionales sanitarios independientes como psicólogos, nutricionistas u osteópatas.
Sí, Virtual Reception gestiona las fases principales del ciclo de citas, incluida la reserva y las anulaciones. Gracias a la integración directa con los gestionales sanitarios, la IA verifica las disponibilidades en tiempo real e introduce las reservas en el calendario. En cuanto a las cancelaciones, el sistema recoge los datos y avisa con prontitud a la recepción: así el personal puede recontactar al paciente para proponer una reprogramación inmediata y recuperar la prestación.
Por supuesto que sí, porque el sistema incluye una función de "Escalado inteligente" que transfiere la llamada a un operador físico en horario de oficina, interviniendo en solicitudes complejas o cuando el paciente lo pide de forma explícita. En paralelo, "AI Redirect" puede analizar la intención del usuario y dirigir automáticamente la llamada al interno correcto.
Sí, mediante la función "Call-Me-Back" (recontacto), la recepción puede volver a contactar a los pacientes cuyos datos llegan automáticamente a una sección dedicada del panel de control. Este sistema permite gestionar las devoluciones de llamada de forma fluida, ordenada y con toda la información necesaria siempre a mano.
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