La recepción virtual que responde 24/7 a los mensajes de WhatsApp de tus pacientes.

El bot de WhatsApp de Virtual Reception atiende como primer nivel en el número de WhatsApp de tu centro, con la misma información y el mismo flujo que el teléfono.

Informa sobre horarios, prestaciones y preparación de pruebas, reserva, cambia y anula citas cuando el software de gestión está integrado, y registra solicitudes de recontacto. Desde el panel, un operador puede entrar en la conversación en cualquier momento y responder personalmente.

Sí: el bot de WhatsApp recibe las notas de voz, las transcribe y responde igual que a un mensaje escrito.

En el panel el operador encuentra la transcripción y puede volver a escuchar el audio original, algo útil cuando el paciente dicta un nombre o una petición poco habitual.

Cuando llega una foto, el bot se detiene: no analiza imágenes sanitarias y pasa la conversación a la recepción.

El personal recibe un aviso por correo electrónico, abre la conversación en el panel y responde de persona a persona. Vale tanto para una receta escrita a mano como para la foto de un lunar o de una irritación de la piel: valorar una imagen clínica sigue siendo tarea del personal, lo que protege al paciente y al centro.

No hace falta un número nuevo: el bot funciona en el número de WhatsApp de tu centro, que también puede ser un número fijo.

Si ya usas WhatsApp Business, revisamos tu configuración actual y activamos Virtual Reception manteniendo la continuidad del servicio a los pacientes.

Sí, pero con las reglas de Meta: si el paciente lleva más de 24 horas sin escribir, el centro solo puede contactarle primero con un mensaje de plantilla aprobado.

Dentro de las 24 horas desde el último mensaje del paciente, la conversación es libre. Pasado ese plazo, desde el panel se envía la plantilla aprobada con un botón, por ejemplo para retomar una petición pendiente; cuando el paciente responde, la conversación sigue con normalidad. El mismo mecanismo permite enviar un WhatsApp cuando las llamadas salientes de confirmación se quedan sin respuesta.

Sí: Virtual Reception usa la misma documentación y las mismas prestaciones en todos los canales, así que en WhatsApp responde igual que por teléfono.

Actualizas un horario o un concierto con una aseguradora una sola vez en el panel y el cambio vale en todas partes. Las instrucciones de preparación sincronizadas desde el software de gestión también son las mismas, por ejemplo las de una prueba que requiere ayuno.

En WhatsApp el consumo es de unos céntimos por sesión de conversación y, según nuestra estimación, rara vez supera unos diez euros al mes.

A eso se suma la cuota del canal de WhatsApp, que figura en el presupuesto: Virtual Reception es modular y activas solo los canales que necesitas, incluso empezando por WhatsApp y añadiendo el teléfono más adelante. El precio de tarifa público corresponde al canal de voz, desde 224 € al mes sin IVA. Tienes más respuestas sobre costes y activación en las preguntas frecuentes de Virtual Reception.

Sí: el chat de la web y el correo electrónico son canales de la misma Virtual Reception y usan la misma información que WhatsApp y el teléfono.

• Chat de la web: se instala como una pequeña ventana en tus páginas; para reservar, funciona como por teléfono o lleva al paciente a tu página de reserva online. En webs con buen tráfico, según nuestra experiencia, llega a gestionar el 20–30% de las conversaciones; con poco tráfico conviene empezar por el teléfono.
• Correo electrónico: es el canal más reciente; el asistente prepara un borrador de respuesta que el operador envía, modifica o descarta, y sobre temas concretos puede responder automáticamente. Tiene sentido si recibes muchos correos repetitivos.

Sí: Virtual Reception en WhatsApp también funciona para especialistas autónomos y consultas pequeñas, con flujos más sencillos.

Aunque no tengas un software de gestión completo, la agenda puede apoyarse en Google Calendar u Outlook Calendar, y puedes empezar solo con WhatsApp y añadir los demás canales después.