La inteligencia artificial que libera a tu equipo de las llamadas rutinarias

Con el módulo outbound, Virtual Reception llama al paciente unos días antes de la cita y le pide que la confirme, por ejemplo: "Tiene una ecografía abdominal completa pasado mañana, ¿me la confirma?".

El resultado aparece enseguida en el panel. Si el paciente anula, el hueco liberado se ve a tiempo para dárselo a otro paciente en lugar de quedarse vacío.

Las llamadas de confirmación reducen los no-show porque convierten una ausencia por sorpresa en una anulación o un cambio comunicado con unos días de antelación.

A diferencia de un recordatorio unidireccional, la llamada pide al paciente una respuesta explícita: quien no podrá venir lo dice antes, y el hueco vuelve a estar disponible. También puedes centrar las llamadas solo en quienes no han confirmado el recordatorio por SMS, importando esa lista. La recepción deja de pasar la mañana al teléfono confirmando citas, y los huecos liberados se reasignan mientras aún hay margen.

Sí: en la llamada de confirmación el paciente puede confirmar, pedir un cambio de cita o anularla, y Virtual Reception registra el resultado en el panel al momento.

Con el software de gestión integrado, el asistente puede proponer nuevas fechas entre la disponibilidad real; si no, la petición de cambio llega a la recepción como solicitud de recontacto con el resumen de la conversación. La anulación libera el hueco, que la recepción puede reasignar.

El paciente habla con un asistente que conversa de verdad: Virtual Reception se presenta como asistente virtual del centro, escucha la respuesta y reacciona en consecuencia, sin menús de teclas.

Si durante la confirmación el paciente pregunta, por ejemplo, si tiene que ir en ayunas o dónde aparcar, el asistente responde con la misma información que usa en las llamadas entrantes: la documentación del centro y las instrucciones de preparación.

Si el paciente no contesta, Virtual Reception vuelve a intentarlo: tras 2–3 intentos sin respuesta puede enviarse un mensaje de WhatsApp.

El mensaje usa una plantilla aprobada, como exige WhatsApp cuando es el centro quien escribe primero, y el paciente puede responder allí, donde el asistente de WhatsApp continúa la conversación. En el panel ves el resultado de cada llamada.

Virtual Reception toma las citas que hay que confirmar directamente del software de gestión integrado o de un archivo que importas tú, por ejemplo un CSV.

El archivo sirve para seleccionar solo una parte de los pacientes, como quienes no han confirmado el recordatorio por SMS, o para centros cuyo software de gestión no está integrado. Las listas de pacientes para las revisiones periódicas se cargan del mismo modo.

Sí, Virtual Reception puede hacer llamadas de revisión periódica, como la limpieza dental o el control de lunares cada 12 meses, pero hace falta un consentimiento sólido de los pacientes.

Para campañas propiamente dichas, por ejemplo de cribado o de prevención, conviene consultar antes al delegado de protección de datos del centro y comprobar el registro público de oposiciones italiano (Registro pubblico delle opposizioni). El módulo registra el resultado de cada contacto, así sabes a quién se ha llamado y con qué resultado. Un ejemplo típico es el recordatorio de higiene en las clínicas dentales.

Las llamadas salientes son un módulo opcional de Virtual Reception, que se presupuesta en la propuesta.

El único precio de tarifa público es el del bot de voz que atiende las llamadas entrantes, desde 224 € al mes sin IVA; el outbound se añade solo si lo necesitas, porque el servicio es modular. La estructura de costes, los plazos de activación y las opciones de prueba se explican en las preguntas frecuentes.