La recepción con IA
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Nuestra Recepción Virtual Sanitaria es un asistente inteligente que opera 24 horas al día, 7 días a la semana. Mientras una recepción tradicional se limita a derivar llamadas, la Virtual Reception de Run2AI gestiona por completo las solicitudes de los pacientes: reserva, modifica o cancela citas, proporciona información sobre servicios y responde a preguntas frecuentes. Utilizando inteligencia artificial especializada en el sector sanitario que comprende muy bien el lenguaje del paciente, libera al personal de recepción de tareas repetitivas, permitiéndoles centrarse en la acogida física en el centro.

Sí, el sistema amplía la disponibilidad operativa de una media estándar de 65 horas/semana a 168 horas/semana (cobertura 24/7), incluyendo noches y festivos. Su arquitectura cloud escalable resuelve el problema de las colas telefónicas: puede gestionar un número ilimitado de llamadas simultáneas, eliminando las señales de ocupado y los tiempos de espera. Esto es esencial para gestionar picos (por ejemplo, los lunes por la mañana) sin tener que dimensionar el personal humano para volúmenes máximos de tráfico.

Absolutamente sí, la plataforma está diseñada para funcionar con cualquier sistema que ya utilices. Sistemas de gestión: se conecta fácilmente a los sistemas de reservas que ya usas, como Doctolib, Gipo, Medinformatica, Vettore Medical y calendarios como Google Calendar. Lee la disponibilidad en tiempo real e introduce las citas directamente en la agenda. Telefonía: se conecta a tu centralita (incluidas habituales como Yeastar) y actúa como una extensión inteligente que responde y deriva llamadas automáticamente.

La personalización es completa y puedes gestionarla de forma independiente. A través del panel de control puedes modificar la voz, el tono y los mensajes de bienvenida, y actualizar en tiempo real la información que conoce la IA. Esto significa que si cambian los procedimientos de una prueba o el horario de un médico, el asistente aprende de inmediato las nuevas instrucciones. Además, puedes modificar de forma independiente las reglas de derivación de llamadas.

Run2AI funciona en todos los canales de comunicación. Además del asistente de voz para llamadas, ofrece chat en la web y en WhatsApp. Esto permite a los pacientes elegir su canal preferido: pueden iniciar una conversación en la web y recibir confirmaciones o recordatorios por WhatsApp, manteniendo una experiencia coherente. Este enfoque reduce aún más el número de llamadas entrantes trasladando solicitudes sencillas a chats automatizados más rentables.

El sistema está diseñado con un mecanismo de seguridad que siempre prevé la intervención humana cuando es necesario. La IA está entrenada para reconocer situaciones de emergencia o solicitudes críticas, derivando de inmediato la llamada a un operador humano o a servicios de emergencia si procede. Para casos administrativos complejos que la IA no puede resolver, se crea automáticamente una ficha de callback: el operador recibe una notificación con la transcripción de la solicitud y puede devolver la llamada al paciente ya preparado, garantizando que no se pierda ninguna solicitud.

La seguridad va más allá del simple cumplimiento del RGPD y la Ley de IA de la UE. Utilizamos medidas de protección de nivel sanitario que incluyen: cifrado avanzado de todos los datos almacenados, tanto en reposo como en transmisión, autenticación mediante protocolos de seguridad estándar del sector, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos, y separación completa de datos, que garantiza que los datos de tu centro estén completamente aislados de los de otros clientes. Además, el asistente solicita siempre el consentimiento explícito de privacidad antes de tratar cualquier dato sensible.

La eficiencia de Run2AI se basa en la reducción de costes operativos. Una hora de llamadas gestionadas por un operador cuesta de media 18-20 €. Con la IA, el coste baja a 6 €. Esto no sustituye al personal, sino que permite utilizarlo mejor: en lugar de responder a preguntas repetitivas sobre horarios, tu equipo puede centrarse en actividades clínicas o administrativas complejas, optimizando el presupuesto del centro.

Sí, la Virtual Reception puede comunicarse en inglés y en otros idiomas, reconociendo automáticamente la lengua del paciente y respondiendo en la misma. Esto permite atender a pacientes extranjeros, garantizando una experiencia de calidad para todos, independientemente de su idioma materno, y sin necesidad de personal multilingüe.

El proceso de activación es rápido y la solución está diseñada específicamente para el sector sanitario. Te apoyamos en cada fase: desde la estructuración de la base de datos de información hasta el despliegue completo. Comenzamos creando un número de teléfono dedicado donde puedes probar la tecnología de forma segura, sin afectar las operaciones diarias. Una vez verificado el funcionamiento, te acompañamos en una activación gradual: puedes empezar solo con disponibilidad nocturna, luego activar la Virtual Reception cuando los operadores estén ocupados, o ampliarla a cobertura completa 24 horas. Nos encargamos de la integración con tu sistema de gestión y con la centralita, para no modificar tus procesos actuales.

La diferencia es sustancial. Los sistemas IVR tradicionales obligan a los pacientes a navegar por flujos rígidos pulsando teclas, a menudo con recorridos confusos y frustrantes, mientras que la Virtual Reception está pensada para adaptarse a los pacientes, facilitando la comunicación entre paciente y centro sanitario. El paciente habla con normalidad, como lo haría con una persona real, y la IA comprende el contexto y la intención de la solicitud. Además, la Virtual Reception puede gestionar solicitudes complejas, reservar citas de forma autónoma gracias a la integración con el sistema de gestión, y pasar la llamada a un operador humano cuando sea necesario. El resultado es una experiencia de usuario claramente mejor, que une la eficiencia de la automatización a la naturalidad de una conversación humana, sin la rigidez de los antiguos sistemas automatizados.

La Virtual Reception está diseñada para todos los que operan en el sector de la salud y el bienestar. Puede utilizarse no solo en centros médicos, sino también en clínicas veterinarias, clínicas dentales, farmacias, centros de fisioterapia y profesionales sanitarios como psicólogos, nutricionistas u osteópatas.

Sí, la Virtual Reception gestiona las fases principales del ciclo de citas, incluida la reserva y la gestión de cancelaciones. Gracias a la integración directa con los sistemas de gestión sanitarios, la IA verifica la disponibilidad en tiempo real e introduce las reservas en el calendario. En cuanto a las cancelaciones, el sistema recoge los datos y avisa con prontitud a la recepción: así el personal puede volver a contactar al paciente para proponer una reprogramación inmediata, garantizando la recuperación de la prestación.

Sí, el sistema incluye una función de "Escalación Inteligente" que transfiere la llamada a un operador físico durante el horario de oficina, interviniendo en caso de solicitudes complejas o cuando el paciente lo solicite explícitamente. Paralelamente, la función "AI Redirect" puede analizar la intención del usuario y dirigir automáticamente la llamada al interno correcto.

Sí, mediante la función "Call-Me-Back" (solicitud de recuerdo), la recepción puede volver a contactar a los pacientes cuyos datos se registran automáticamente en una sección dedicada del panel de control. Este sistema permite gestionar las devoluciones de llamada de forma fluida, ordenada y con toda la información necesaria siempre a mano.

La instalación de la Virtual Reception tiene una cuota a partir de 207 euros al mes por un compromiso anual e incluye 500 minutos gratuitos de conversación efectiva cada mes (equivalentes a aproximadamente 40-60 reservas/mes). En función de las necesidades específicas, podrían aplicarse costes de instalación adicionales únicos, por ejemplo para la integración con el sistema de reservas, la conexión con la centralita o el uso de flujos personalizados. Para un presupuesto más preciso te invitamos a contactarnos sin compromiso.

La diferencia reside en la capacidad de pasar del simple "enrutamiento" a la resolución activa de la solicitud:

• IVR tradicional: Es un filtro estático. Obliga al paciente a navegar menús numéricos rígidos ("Pulsa 1 para reservas") con el único objetivo de enrutar la llamada, desplazando el problema a una cola de espera dedicada.
• Asistente de voz genérico: Es un asistente de IA que conversa en lenguaje natural, pero que no puede conocer la lógica típica del sector sanitario, y tiene dificultades para gestionar casos complejos como distinguir entre regímenes de tarifas o leer los códigos fiscales.
• Recepción Virtual: Es un asistente virtual especializado en sanidad. Gracias al lenguaje natural y al conocimiento de los flujos clínicos, comprende solicitudes articuladas, distingue entre citas del SSN, privadas o aseguradas y, conectándose vía API con los sistemas de gestión más utilizados del sector, concluye la operación (reserva, reprograma o cancela) de forma totalmente autónoma.

El Retorno sobre la Inversión (ROI) de Virtual Reception es inmediato, tangible y escalable de forma nativa. El punto de equilibrio se alcanza con un umbral extremadamente bajo: basta con gestionar de manera autónoma tan solo 10 llamadas al día para que el sistema deje de ser un coste y empiece a generar un beneficio neto para la clínica. La verdadera fuerza de este modelo reside en su eficiencia económica:

• Marginalidad: La relación entre el coste del servicio y los ingresos de las prestaciones siempre está a favor del centro: cada reserva recuperada cubre ampliamente los costes directos de gestión.
• Recuperación de ingresos: Convierte cada posible "llamada perdida" en una prestación realizada, eliminando los costes ocultos de las colas de espera y la frustración de los pacientes.
• Escalabilidad: Gestiona picos de trabajo ilimitados sin necesidad de nuevo personal ni horas extra, reduciendo drásticamente el coste unitario por cada cita reservada.

Esta estimación conservadora se basa en los siguientes supuestos: tasa de conversión llamadas/ reservas del 16,50%, ingresos medios por prestación de 80€, margen EBIT del 10% y una duración media de 1,3 minutos por llamada. El cálculo incluye únicamente los ingresos de las nuevas reservas directas, excluyendo el ahorro económico adicional generado por la gestión automática de cancelaciones, información y call-backs.