Segreteria virtuale AI per studi medici e strutture sanitarie

La Virtual Reception è il primo assistente AI vocale in Italia sviluppato specificamente per il settore sanitario. Il suo ruolo è supportare il personale di segreteria delle strutture sanitarie nella gestione dell'accoglienza dei pazienti. Grazie all'intelligenza artificiale, la Virtual Reception è sempre disponibile a rispondere alle richieste, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, e a supportare i pazienti nel processo di prenotazione, o modifica, di una prestazione in completa autonomia, integrandosi con i principali sistemi di agendazione. La soluzione è omnicanale perché disponibile in più modalità: sia come assistente vocale, attraverso l'integrazione con il centralino telefonico della struttura (voip o tradizionale), per gestire le chiamate in entrata, sia come chatbot sul sito web o su WhatsApp, permettendo ai pazienti di scegliere il canale che preferiscono.

Esatto, la Virtual Reception è disponibile 24/7, inclusa la notte e i giorni festivi come la domenica. In questo modo copre tutte le fasce orarie in cui normalmente il personale di segreteria non lavora, aumentando le possibilità di risposta ai pazienti e le opportunità di prenotazione.

Assolutamente sì, la Virtual Reception è progettata per funzionare con i sistemi di terze parti già in uso nelle strutture sanitarie. Tra i gestionali interoperabili con cui si integra ci sono Vettore Medical, Doctolib, Alfadocs, DBMedica, Medinformatica-Medistudio, Innogea-Caremed, RB Software-W Ges.La.An., Google Calendar, Outlook, BCS, Bollino IT, Snoots e Alcyon-Dr.Vet: le disponibilità vengono consultate in tempo reale e le prenotazioni inserite direttamente in agenda. Tra gli strumenti di telefonia con cui la Virtual Reception funziona ci sono sia centralini tradizionali sia digitali (VoIP).

Sì, la Virtual Reception include un pannello di controllo completo che permette di monitorare tutte le conversazioni in modo semplice e intuitivo. Attraverso questa dashboard puoi leggere in tempo reale le conversazioni tra l'AI e i pazienti e monitorare i principali KPI come il numero di prenotazioni effettuate, le disdette e altre metriche importanti per la tua struttura. Non si tratta solo di un'interfaccia con reportistica, ma di un vero e proprio sistema di controllo dove gli utenti, sulla base dei loro livelli di accesso, possono gestire le richieste di "Call-Me-Back" (richiesta di ricontatto), prendere in carico le chiamate che necessitano dell'intervento umano, caricare la documentazione della struttura per aggiornare le informazioni dell'AI, intervenire direttamente sulle chat WhatsApp e personalizzare l'esperienza modificando la voce dell'assistente.

Sì, può essere personalizzata in autonomia dal pannello di controllo. Attraverso la dashboard di controllo è possibile sia caricare il database dei contenuti, sulla base dei quali la Virtual Reception fornisce le risposte, sia modificare voce, tono e messaggio di benvenuto dell'AI per renderla il più reale possibile. Tutto ciò può essere cambiato in tempo reale e adattato per ogni sede della struttura sanitaria.

Il sistema è progettato con un meccanismo di sicurezza che garantisce sempre l'intervento umano. L'AI è addestrata a riconoscere le situazioni di emergenza o le richieste complesse, per inoltrare la chiamata a un operatore, che ha due possibilità: intervenire direttamente sulla stessa linea, prendendo in carico la chiamata in tempo reale, oppure richiamare il paziente in un secondo momento attraverso la funzione di "Call-Me-Back" (richiesta di ricontatto). In quest'ultimo caso, riceve una notifica con la trascrizione completa della richiesta e può ricontattare il paziente; in questo modo nessuna richiesta viene persa.

Sì, la nostra soluzione è pienamente conforme al GDPR (General Data Protection Regulation) e all'European Artificial Intelligence Act. L'infrastruttura della Virtual Reception è stata sviluppata seguendo i più elevati standard di sicurezza e privacy, garantendo la protezione dei dati, la massima affidabilità e il rispetto di tutte le normative vigenti in materia.

Certo che sì. Grazie all'architettura cloud scalabile, la Virtual Reception può gestire un numero illimitato di chiamate simultanee, eliminando completamente code telefoniche, segnali di occupato e tempi di attesa. Questo è particolarmente utile durante i picchi di traffico, come il lunedì mattina, permettendo di rispondere a tutte le richieste senza dover aumentare il personale in base ai momenti di maggiore affluenza.

Sì, la Virtual Reception è in grado di comunicare in inglese e in altre lingue, riconoscendo automaticamente la lingua del paziente e rispondendo nella stessa. Questo permette di assistere pazienti stranieri, garantendo un'esperienza di qualità a tutti, indipendentemente dalla loro lingua madre, e anche senza personale multilingue in sede.

La differenza è sostanziale. I sistemi IVR tradizionali costringono i pazienti a navigare flussi rigidi premendo tasti, spesso con percorsi confusi e frustranti, mentre la Virtual Reception è pensata per adattarsi ai pazienti, facilitando la comunicazione tra paziente e struttura sanitaria. Il paziente parla normalmente, come farebbe con una persona reale, e l'AI comprende il contesto e l'intento della richiesta. Inoltre, la Virtual Reception può gestire richieste complesse, prenotare appuntamenti in autonomia grazie all'integrazione con il gestionale, e passare la chiamata a un operatore umano quando necessario. Il risultato è un'esperienza utente decisamente migliore, che unisce l'efficienza dell'automazione alla naturalezza di una conversazione umana, senza la rigidità dei vecchi sistemi automatizzati.

La Virtual Reception è progettata per tutti coloro che operano nel settore salute e benessere. Può essere utilizzata non solo dai centri medici, ma anche da ambulatori veterinari, cliniche odontoiatriche, farmacie, studi fisioterapici e liberi professionisti sanitari come psicologi, nutrizionisti o osteopati.

Certo, la Virtual Reception gestisce le fasi principali del ciclo degli appuntamenti, inclusa la prenotazione e la gestione delle disdette. Grazie all'integrazione diretta con i gestionali sanitari, l'IA verifica le disponibilità in tempo reale e inserisce le prenotazioni a calendario. Per quanto riguarda le cancellazioni, il sistema raccoglie i dati e avvisa tempestivamente la segreteria: questo permette al personale di ricontattare il paziente per proporre una riprogrammazione immediata, garantendo il recupero della prestazione.

Certo che sì, perché il sistema integra una funzione di "Escalation Intelligente" che trasferisce la chiamata a un operatore fisico durante gli orari di ufficio, intervenendo in caso di richieste complesse o su esplicito desiderio del paziente. Parallelamente, la funzionalità "AI Redirect" può analizzare l'intento dell'utente e smistare automaticamente la telefonata all'interno corretto.

Sì, attraverso la funzione di "Call-Me-Back" (richiesta di ricontatto), la segreteria può ricontattare i pazienti i cui dati confluiscono automaticamente in una sezione dedicata del pannello di controllo. Questo sistema permette di gestire le richiamate in modo fluido, ordinato e con tutte le informazioni necessarie sempre a portata di mano.