La recepción virtual IA para clínicas dentales

Sí, con el módulo opcional de llamadas salientes: la Virtual Reception puede llamar a los pacientes cuando les toca, por ejemplo 12 meses después de su última higiene, proponerles una fecha y anotarla en la agenda de la clínica. Es una conversación real: el paciente puede pedir otro día, hacer preguntas o decir que no le interesa.

Para los recordatorios periódicos hace falta un consentimiento sólido del paciente; si quieres convertirlos en campañas de verdad, consúltalo con tu DPD y revisa el registro de oposición a las llamadas comerciales (en Italia, el registro delle opposizioni). Cómo funciona el módulo, en la página de llamadas salientes con IA.

La Virtual Reception se integra con Alfadocs y también con Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS y RB Software Center Ges.La.An. Con el programa integrado lee en tiempo real las agendas de los profesionales de la clínica, ofrece los huecos libres y registra la cita; los recordatorios por SMS o email que la clínica ya envía se siguen enviando.

Si la clínica usa una agenda sencilla, incluso en papel, el asistente puede apoyarse en Google Calendar u Outlook Calendar. Con Doctolib sin Vettore no hay lectura en tiempo real: el asistente recoge la solicitud para recepción o lleva al paciente a tu página de reserva online. Detalles en la integración con Alfadocs.

Depende de cómo configures cada servicio: la Virtual Reception reserva por sí sola los que marques como Integrada, por ejemplo una primera visita o una higiene, comprobando la disponibilidad y anotando la cita en la agenda. Los servicios que el dentista prefiere planificar en persona, como las sesiones de un plan de tratamiento, se configuran como Por gestionar: el asistente recoge la solicitud y recepción la encuentra en el panel en amarillo, lista para devolver la llamada.

Si el nombre de un servicio es ambiguo, el asistente lo aclara con la lista de precios de la clínica antes de reservar. Con la base de pacientes sincronizada reconoce a quien llama y pide confirmación («¿Está reservando para Mario Rossi?»), también cuando un padre reserva para su hijo. Los pacientes nuevos se dan de alta en el programa de gestión tras comprobar el código fiscal, sin preguntas innecesarias.

La Virtual Reception no da consejos clínicos ni valora síntomas: ante dolor, inflamación o un traumatismo sigue las reglas organizativas que haya fijado la clínica. En horario de atención puede pasar la llamada directamente a recepción; si reservas huecos para urgencias en la agenda, decides tú si el asistente los ofrece o recoge la solicitud como Por gestionar.

Cuando el paciente describe algo grave e inmediato, el asistente reconoce los elementos de urgencia, no sigue con una reserva ordinaria, aconseja acudir a urgencias o llamar a los servicios de emergencia (el 118 en Italia) y, si lo has previsto, lanza una alerta o pasa la llamada a una persona. Igual que un operador, no puede adivinar una urgencia que el paciente no expresa. En WhatsApp, si llega la foto de una encía o de un diente, el asistente se detiene y recepción recibe un aviso por email para responder personalmente.

Con el módulo de llamadas salientes, la Virtual Reception llama a los pacientes unos días antes de la cita, pide confirmación y, si hace falta, la cambia o la cancela: el hueco liberado aparece enseguida en el panel y recepción puede reasignarlo. En sesiones largas, como un implante o una endodoncia, un sillón vacío pesa mucho más que un hueco tras una revisión corta.

Puedes llamar a todas las citas del programa de gestión o importar un archivo solo con quienes no respondieron al recordatorio por SMS. Tras 2 o 3 intentos sin respuesta puede enviar un WhatsApp. Las cancelaciones entrantes también ayudan: el paciente puede anular o mover su cita a cualquier hora, en lugar de no presentarse porque con la clínica cerrada nadie contesta.

Sí: la Virtual Reception se conecta al teléfono que la clínica ya utiliza, y tú decides qué llamadas recibe, normalmente las de fuera de horario y las que nadie puede coger porque recepción está atendiendo a un paciente. Con una centralita VoIP se crea una extensión dedicada; con una línea analógica se usa un número dedicado con desvío cuando nadie responde; si solo tienes un móvil, el desvío se activa y desactiva a mano.

En horario de atención el asistente puede transferir la llamada a recepción; con la clínica cerrada registra una solicitud de devolución de llamada con nombre, número y resumen, que encuentras en el panel a la mañana siguiente (amarillo pendiente, verde llamada devuelta). Si no tienes centralita VoIP, Run2AI puede ponerte en contacto con un partner para un presupuesto sin compromiso.

Sí: la Virtual Reception siempre se presenta como asistente virtual y remite a la política de privacidad de la clínica, y Run2AI firma como encargado del tratamiento. A tu DPD le entrega una información específica y la documentación sobre la conformidad de los servidores.

Las conversaciones de los pacientes no se usan para entrenar ningún modelo. Los datos están en Google Cloud Platform en Europa, los modelos de IA se ejecutan en Europa, todo está cifrado en reposo y se borra automáticamente tras el periodo que elijas (por ejemplo, tres meses). Las grabaciones de las llamadas se guardan 7 días como máximo, solo para verificaciones técnicas, y únicamente puede escucharlas el responsable técnico autorizado.

Para una clínica dental, la Virtual Reception en el canal telefónico parte de 224 € al mes, IVA no incluido, con 500 minutos de conversación efectiva incluidos cada mes (unas 350 llamadas). Según nuestra experiencia, entre el 30 y el 40 % de los clientes, que usan el asistente fuera de horario y en los picos, se queda dentro de esa franja y no paga nada por consumo; por encima, solo se paga por minuto el tráfico que llega al asistente.

A esto se suman una activación única, que incluye configuración, pruebas y formación, y los módulos que elijas, como los recordatorios salientes o WhatsApp. Normalmente se arranca en 2 o 3 semanas, y una prueba de tres meses de pago permite comprobar los resultados. Antes de nada, llama al número de demostración de la web; tienes más respuestas en las preguntas frecuentes.