La recepción virtual IA para centros de diagnóstico

Sí: la Virtual Reception de Run2AI está pensada para peticiones como «resonancia de la rodilla derecha, de alto campo, sin contraste», en las que la zona, el lado, el equipo y el contraste cambian el servicio que hay que reservar. El asistente hace las preguntas que faltan sobre la lista de precios del centro y solo reserva cuando ha identificado el servicio correcto.

También reconoce los sinónimos y nombres coloquiales que añadas a la documentación, de modo que «eco» o «placa» llevan al servicio adecuado. Para las pruebas que requieren una valoración antes de dar cita eliges la modalidad Por gestionar: el asistente recoge la solicitud completa y recepción la encuentra en el panel, lista para tramitar.

Sí: la Virtual Reception lee en tiempo real la disponibilidad de las agendas de tu centro de diagnóstico, ofrece los huecos reales e introduce la cita en el programa de gestión, que sigue siendo el sistema maestro. Servicios, precios, tarifas e instrucciones de preparación se importan con un botón de «sincronizar», sin duplicar datos, y después de la reserva salen los SMS o emails de recordatorio que ya tienes previstos.

Las integraciones activas son Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS, RB Software Center Ges.La.An., Google Calendar y Outlook Calendar. Con plataformas de ecosistema cerrado, o con Doctolib sin Vettore, el asistente no escribe en la agenda: responde a las preguntas y recoge la solicitud para tu equipo, o lleva al paciente a la página de reserva online del centro.

Sí: la Virtual Reception lee las instrucciones de preparación de cada prueba antes de proponer fechas, así el paciente sabe desde el principio si debe venir en ayunas, suspender un medicamento según le indique su médico o hidratarse antes de la prueba. Las instrucciones llegan de los servicios sincronizados desde el programa de gestión o de la documentación del centro, y son las mismas por teléfono, WhatsApp y chat.

Para las extracciones sin cita se usa la modalidad Acceso libre: el asistente no reserva, solo da las instrucciones, por ejemplo «extracciones de lunes a viernes de 7:30 a 9:30, en ayunas». Si tus sedes tienen horarios distintos, la documentación puede ser diferente para cada sede.

Sí, en lo organizativo: los plazos de entrega de informes, cómo recoger los resultados y el horario de ventanilla, aunque varíen de una sede a otra, son capítulos de la documentación que el asistente usa para responder a cualquier hora. Es una de las preguntas más repetidas en un centro de diagnóstico y ya no hace falta interrumpir a recepción por ella.

La Virtual Reception no interpreta los informes ni entra en el contenido clínico de los resultados, porque se limita a cuestiones organizativas e informativas. Si el paciente quiere aclarar el contenido, en horario de atención pasa la llamada a una persona y, con el centro cerrado, registra una solicitud de devolución de llamada con nombre, número y resumen.

Sí, donde el centro esté concertado: el régimen SSN (Servicio Sanitario Nacional italiano) se activa solo en los servicios y sedes acreditados y queda desactivado para las pruebas que reserva el CUP. Para las reservas SSN, el asistente recoge durante la conversación el código fiscal del paciente y el NRE de la receta electrónica, que tu equipo encuentra en el panel junto a la transcripción.

Cuando se agota el presupuesto SSN del mes, apagas el interruptor del régimen SSN y el asistente se lo comunica a quien llama. Cómo configurar regímenes y modalidades servicio por servicio se explica en la página de reservas SSN con recepción virtual.

Sí, con el módulo opcional de llamadas salientes: unos días antes, la Virtual Reception llama al paciente («Tiene una ecografía abdominal completa pasado mañana, ¿me la confirma?») y registra la confirmación, el cambio o la cancelación. El resultado aparece al momento en el panel y el hueco liberado se puede dar a otro paciente.

Es una conversación real, así que el asistente también responde a las dudas del paciente, por ejemplo sobre la preparación. Tras 2 o 3 intentos sin respuesta puede enviar un mensaje de WhatsApp. Las citas llegan del programa de gestión o de un archivo importado, por ejemplo solo los pacientes que no han confirmado por SMS. Más información sobre las llamadas salientes con IA.

Sí: los datos que trata la Virtual Reception se quedan en Europa, en Google Cloud Platform, los modelos de IA se ejecutan en Europa y ningún modelo se entrena con las conversaciones de los pacientes. Los datos están cifrados en reposo y solo pueden leerse en claro entrando en el panel con credenciales propias.

El centro decide cuánto tiempo se conservan las conversaciones (por ejemplo uno, dos o tres meses) y al terminar ese periodo se borran automáticamente. Las grabaciones de las llamadas se usan solo para resolver incidencias técnicas, se conservan 7 días como máximo y solo accede a ellas el responsable técnico autorizado. El asistente siempre se presenta como asistente virtual y remite a la política de privacidad del centro; Run2AI firma como encargado del tratamiento y facilita al DPD una información específica y la documentación sobre los servidores.

La Virtual Reception para el canal telefónico parte de 224 € al mes, IVA no incluido, y suele activarse en 2 o 3 semanas. El coste se compone de una activación única, una cuota anual o trimestral y el consumo que supere los 500 minutos de conversación incluidos cada mes; solo activas los canales y módulos que necesitas, y la integración con el programa de gestión tiene precio cerrado.

En un centro de diagnóstico, la parte más larga son los contenidos: lista de precios, sinónimos, preparaciones e información sobre informes, que se precargan extrayéndolos de la web y de la carta de servicios. Lo habitual es empezar con un piloto en las llamadas fuera de horario y en las que llegan cuando todo el personal está ocupado, como el pico de apertura por la mañana. Mientras tanto, puedes llamar gratis al número de demostración; tienes más respuestas sobre precios y prueba en las preguntas frecuentes de Run2AI.