La recepción virtual IA para policlínicas

Sí: la Virtual Reception de Run2AI nace multisede y, para cada sede de tu policlínica, gestiona horarios, direcciones, cierres extraordinarios, información y servicios que se prestan allí. Si cada sede tiene su propio número, el asistente ya sabe desde dónde llega la llamada; si usas un número único al estilo de una central de citas, pregunta al paciente en qué sede quiere ser atendido antes de buscar disponibilidad.

En el panel, el personal tiene un perfil de administrador o de usuario y está asociado a una o varias sedes, así que cada persona ve las solicitudes que le corresponden. Una segunda sede que es solo un punto de extracciones con el mismo número puede empezar en modo monosede. Un ejemplo real es la historia de Biocontrol, una policlínica multisede que usó el asistente como central de citas única entre sus sedes.

La Virtual Reception lee en tiempo real las agendas de tu policlínica, ofrece solo los huecos realmente libres y registra la cita directamente en el programa de gestión. Si el paciente pide un profesional por su nombre, busca solo en sus agendas; si no tiene preferencia, combina la disponibilidad de todos los especialistas que prestan ese servicio, para que el paciente oiga enseguida las primeras opciones.

El programa de gestión sigue siendo el sistema maestro: servicios, precios, tarifas y profesionales llegan desde allí con un botón de «sincronizar», sin introducir nada dos veces, y tras la reserva se envían los recordatorios por SMS o email que ya tienes configurados. Integraciones disponibles: Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS, RB Software Center Ges.La.An., Google Calendar y Outlook Calendar. Con Doctolib sin Vettore no hay lectura ni escritura de agendas en tiempo real: el asistente recoge la solicitud de cita para tu equipo o lleva al paciente a tu página de reserva online.

Para cada servicio, sede y régimen de tu policlínica eliges cómo se comporta la Virtual Reception, con tres modalidades:

• Integrada: comprueba la disponibilidad y reserva por sí sola;
• Por gestionar: recoge la solicitud para recepción, útil cuando hace falta un triaje complejo o coordinar varias agendas a la vez, como cirujano y anestesista para una intervención;
• Acceso libre: solo da instrucciones, sin cita.

Si el paciente tiene seguro, el asistente le pregunta la compañía para comprobar la cobertura. El régimen SSN (Servicio Sanitario Nacional italiano) se activa solo en las sedes y servicios concertados y queda desactivado donde reserva el CUP; cuando se agota el presupuesto del mes, apagas el interruptor y el asistente se lo comunica a los pacientes. Más detalles en la página de reservas SSN.

Por parte de Run2AI no hay un tope práctico de llamadas simultáneas: el límite lo marcan las líneas de tu centralita, de modo que con 12 líneas el asistente mantiene 12 conversaciones a la vez. Es justo lo que necesita una policlínica en los picos, como el lunes por la mañana o la franja de 8 a 10, cuando dimensionar la recepción para el máximo de tráfico es imposible.

Con una centralita VoIP/SIP se crea una extensión dedicada conectada por troncal SIP y son las reglas de tu centralita las que deciden qué llamadas pasan al asistente (ya se usa, por ejemplo, con 3CX); con una centralita analógica se utiliza un número dedicado con desvío de llamadas. Lo habitual es empezar por las llamadas fuera de horario y las que llegan cuando todo el personal está ocupado; tras el rodaje, muchas policlínicas pasan el asistente a primer nivel las 24 horas.

Sí: si el paciente pide un departamento (administración, facturación) o a una persona por su nombre, la Virtual Reception dirige la llamada a la extensión correcta respetando el horario de cada uno. En horario de atención la transfiere a un operador en una segunda extensión «gemela», para que la llamada no vuelva al asistente.

Fuera del horario del departamento solicitado, o con la policlínica cerrada, el asistente registra una solicitud de devolución de llamada con nombre, número y resumen. En el panel funciona como un pequeño sistema de tickets: amarillo pendiente, verde llamada devuelta, con registro de quién llamó y cuándo, y cada operador ve las solicitudes de sus sedes.

La Virtual Reception trata los datos de los pacientes conforme al RGPD: siempre se presenta como asistente virtual, remite a la política de privacidad de tu policlínica y ningún modelo se entrena con las conversaciones de los pacientes. Los datos se almacenan en Google Cloud Platform en Europa, los modelos de IA se ejecutan en Europa y todo está cifrado en reposo.

El periodo de conservación lo decides tú (por ejemplo uno, dos o tres meses) y después el borrado es automático. Los datos solo se ven en claro al entrar en el panel con credenciales propias y, con los perfiles por sede, cada operador ve únicamente las solicitudes de sus sedes. Las grabaciones de audio se usan solo para verificaciones técnicas, se conservan 7 días como máximo y solo puede escucharlas el responsable técnico autorizado. Run2AI firma como encargado del tratamiento y entrega a tu DPD una información específica y la documentación sobre la conformidad de los servidores.

La Virtual Reception de Run2AI para el canal telefónico parte de 224 € al mes, IVA no incluido; el precio final depende de cuántas sedes y canales actives. El modelo es modular: puedes empezar con una sola sede o solo con el teléfono e ir añadiendo sedes, WhatsApp, chat o llamadas salientes cuando las necesites, y el coste por sede baja a medida que aumenta el número de sedes.

Hay tres conceptos: una activación única (configuración, pruebas y formación del personal), una cuota anual o trimestral y el consumo. La cuota del canal de voz incluye 500 minutos de conversación efectiva al mes, unas 350 llamadas; por encima se paga por minuto y solo cuenta el tráfico que llega al asistente. La integración con el programa de gestión tiene un precio cerrado. El presupuesto para tu policlínica lo recibes ya en la primera reunión.

Normalmente la activación lleva de 2 a 3 semanas, y los proyectos más rápidos están operativos en 5 o 6 días. Se trabaja en paralelo en telefonía (con quien gestiona tu centralita), integración de agendas y contenidos; los contenidos son la parte más larga en una policlínica con muchas especialidades, pero se parte de una base ya probada en centros similares y la formación está incluida.

El primer paso es gratuito: llama al número de demostración de la web, también con tus socios o responsables de sede, y escucha cómo respondería a tus pacientes. Después puedes empezar con un piloto en una sola sede o solo fuera de horario y ampliar el alcance tras el rodaje. Tienes más respuestas sobre plazos, centralita y prueba en las preguntas frecuentes sobre la Virtual Reception.