La recepción virtual IA para centros veterinarios

Sí. La Virtual Reception se integra con programas de gestión veterinaria como Snoots y Alcyon Dr.Vet: consulta en tiempo real las agendas de los veterinarios, ofrece al propietario los huecos libres e introduce la consulta directamente en el programa.

Si el propietario pide un veterinario concreto, el asistente busca solo en su agenda; si no, ofrece el primer hueco disponible entre todos los compañeros que realizan ese servicio. Consultas, vacunaciones, revisiones e intervenciones se importan del programa con un botón de «sincronizar», sin introducir nada dos veces, y tras la reserva se envían los recordatorios que el programa ya prevé. Si el centro trabaja con una agenda sencilla, el asistente puede apoyarse en Google Calendar u Outlook Calendar; con plataformas que no permiten la integración, recoge la solicitud y la pasa a recepción.

Cuando el propietario describe una urgencia, la Virtual Reception reconoce las señales de gravedad, no continúa con una reserva ordinaria e indica enseguida qué hacer: acudir a un servicio de urgencias veterinarias o venir al centro, según las instrucciones que hayas definido.

Si lo has previsto en la configuración, el asistente también puede lanzar una alerta al personal o pasar la llamada al veterinario de guardia. Detecta la urgencia por lo que cuenta el propietario, por ejemplo que a su perro lo ha atropellado un coche o que su gato se ha tragado algo y está mal; pero, como cualquier operador, no puede adivinar una urgencia que el propietario no expresa. Nunca da indicaciones clínicas ni de primeros auxilios: su función es dirigir rápidamente al propietario hacia quien puede ayudar al animal.

Sí. Con el módulo opcional de llamadas salientes, la Virtual Reception contacta con los propietarios para los recordatorios periódicos, como las vacunas, y para confirmar las consultas ya programadas.

El asistente llama unos días antes: el propietario confirma, cambia o anula la cita y el resultado aparece al momento en el panel, con el hueco liberado de nuevo disponible. Si tras 2–3 intentos no contesta, puede enviarse un mensaje de WhatsApp. Las citas que hay que llamar salen del programa de gestión o de un archivo importado. Para los recordatorios periódicos hace falta el consentimiento del propietario; en campañas más amplias conviene implicar al delegado de protección de datos y comprobar la lista de exclusión aplicable (en Italia, el Registro delle opposizioni). Consulta el funcionamiento completo en la página sobre llamadas salientes con IA.

La Virtual Reception no da consejos veterinarios: responde sobre horarios, servicios, preparaciones y citas, mientras que las preguntas sobre la salud del animal quedan en manos del veterinario.

En horario, el asistente transfiere la llamada al personal; con el centro cerrado, registra una solicitud de devolución de llamada con el nombre del propietario, el número y un resumen del problema. Si por WhatsApp llega una foto del animal o de una herida, el asistente se detiene y no la analiza: recepción recibe un aviso por email y responde directamente al propietario. Lo que sí puede hacer es repetir las instrucciones de preparación que has introducido, como el ayuno antes de una intervención. Descubre cómo funciona el canal en la página del bot de WhatsApp con IA.

Los atiende la Virtual Reception, también de noche y en festivos, en todas las llamadas que la centralita del centro veterinario le pasa: normalmente fuera de horario y cuando el personal está ocupado con los animales en la consulta.

El asistente informa sobre horarios y servicios y reserva, cambia o anula consultas. Cuando hace falta una persona, en horario transfiere la llamada a la extensión adecuada; con el centro cerrado, registra una solicitud de devolución de llamada que el personal encuentra destacada en el panel hasta que alguien llama. Funciona con centralitas VoIP mediante una extensión dedicada y con líneas tradicionales mediante desvío de llamadas. Según nuestra experiencia, tras el periodo de rodaje muchos centros lo usan como primer nivel de atención las 24 horas y pasan al personal solo lo que de verdad necesita a una persona.

Sí. La Virtual Reception nació multisede y gestiona grupos veterinarios con varias clínicas o consultorios, cada uno con sus horarios, dirección, servicios y cierres extraordinarios.

Si cada sede tiene su propio número, el asistente ya sabe a qué clínica está llamando el propietario; con un número único, le pregunta a qué sede quiere llevar a su mascota. El personal puede asociarse a una o varias sedes y en el panel ve solo las solicitudes que le corresponden. El plan Pro añade estadísticas avanzadas y el enrutamiento de llamadas a personas o equipos concretos, y el coste por sede baja a medida que aumentan las sedes.

Sí. Los datos de los propietarios y de sus mascotas que recoge la Virtual Reception se tratan conforme al RGPD, se almacenan en Google Cloud Platform en Europa y los procesan modelos de IA ejecutados en Europa.

Las conversaciones no se usan para entrenar ningún modelo, están cifradas en reposo y solo puede leerlas quien accede al panel con sus propias credenciales. El centro elige cuánto tiempo conservarlas, por ejemplo uno, dos o tres meses, y al terminar ese plazo se borran automáticamente; las grabaciones de audio de las llamadas sirven solo para comprobaciones técnicas y se guardan como máximo 7 días. El asistente se presenta siempre como asistente virtual y Run2AI firma el nombramiento como encargado del tratamiento. Más detalles en las preguntas frecuentes sobre la recepción virtual IA.

La Virtual Reception para un centro veterinario parte de 224 € al mes (IVA no incluido) para el canal telefónico.

El presupuesto tiene tres conceptos: activación única (configuración, pruebas y formación del personal), cuota anual o trimestral y consumo por encima de los 500 minutos de conversación incluidos al mes, unas 350 llamadas. Activas solo los módulos que necesitas, como WhatsApp o los recordatorios de vacunas, y puedes añadirlos más adelante; para grupos con varias sedes, el coste por sede baja a medida que aumentan las sedes. La integración con el programa de gestión veterinaria tiene un precio cerrado.

La activación suele llevar 2–3 semanas y se puede empezar por una sola sede como piloto, después de probar gratis el número de demostración de la web.