Tu centro de fisioterapia coordina ciclos de tratamiento, sesiones de seguimiento y varios fisioterapeutas con necesidades diferentes. La Virtual Reception de Run2AI gestiona reservas y solicitudes de los pacientes 24 horas al día, 7 días a la semana: organiza la agenda, apoya los recorridos de rehabilitación y libera la recepción de las llamadas repetitivas.
Las ventajas concretas para tu centro y tu equipo
Reserva y coordina recorridos de varias sesiones de fisioterapia: la IA organiza las sesiones sucesivas, gestiona los seguimientos y mantiene el ciclo de rehabilitación alineado con la agenda del centro.
Gestiona de forma independiente el calendario de cada fisioterapeuta, respetando horarios, turnos y disponibilidades. Los pacientes reservan con el profesional adecuado sin solapamientos.
El asistente virtual responde fuera de horario, los fines de semana y los festivos. Pacientes y cuidadores pueden reservar sesiones o pedir información en cualquier momento.
Según nuestras estimaciones, una hora de llamadas gestionadas por un operador cuesta de media 18-20 €, mientras que con la IA el coste baja a unos 6 €. El personal de recepción se concentra en la atención presencial y en las actividades de mayor valor.
Reserva las sesiones de fisioterapia directamente en la agenda del sistema de gestión, verificando disponibilidad en tiempo real
Estructura los ciclos en varias sesiones, programa las sesiones sucesivas y organiza los seguimientos en el recorrido de rehabilitación
Alinea las agendas de los diferentes fisioterapeutas, gestionando slots, duración de las sesiones y disponibilidades individuales
Funciona con centralitas VoIP y tradicionales sin cambiar tu infraestructura telefónica
Gestiona cambios y cancelaciones de citas actualizando automáticamente el calendario
Datos cifrados y alojados en Europa, sin entrenar modelos con las conversaciones y con un plazo de conservación que decide el centro
Experiencias de centros de fisioterapia que usan Virtual Reception
El asistente de IA nos permite atender por teléfono a nuestra clientela 24/7, apoyando activamente a nuestro equipo de centralita durante el horario laboral.
Comenzamos la colaboración con Run2AI en septiembre. Desde los primeros meses de configuración se mostraron serios, profesionales y muy disponibles. Estamos operativos desde enero y debo decir que tanto la centralita como el chatbot funcionan muy bien, ofreciendo a los pacientes la posibilidad de pedir cita 7 días a la semana, 24 horas al día. ¡Enhorabuena!
La Virtual Reception es un verdadero cambio para nuestra recepción: gracias a la función de callback, cada solicitud queda registrada automáticamente y ningún paciente se queda sin respuesta.
En conjunto, la valoración es sin duda positiva. En estas primeras semanas, la Virtual Reception se ha revelado un apoyo interesante en la gestión de los horarios de cierre.
La valoración es positiva y, tras la formación inicial, la Virtual Reception se comporta de manera adecuada.
Estamos muy satisfechos con nuestra nueva colega virtual Monica, que nos está brindando una ayuda inestimable en la gestión de las llamadas, tanto con la información que proporciona como con las solicitudes de devolución de llamada, porque resume muy bien el motivo de la solicitud del usuario que desea ser contactado.
El sistema está funcionando. Los operadores revisan diariamente las reservas realizadas en los horarios extra de apertura de mostradores y, por ahora, no han detectado ninguna incidencia. Le agradezco su constante disponibilidad.
Empezamos hace un tiempo la relación con Run2 y nos alegró encontrar personas competentes y rápidas en las respuestas y en la adaptación a nuestras distintas necesidades. Opinión favorable.
Estamos entusiasmados con el potencial de la plataforma “Virtual Reception”: en estos primeros meses de uso hemos observado una clara mejora en la organización del contacto con los pacientes. Un agradecimiento especial al equipo de Run2AI por su constante disponibilidad, su profesionalidad y la atención demostrada para satisfacer nuestras necesidades de personalización.
“Virtual Reception” está demostrando ser una herramienta con un potencial enorme para optimizar el flujo de contacto con nuestros pacientes. Hasta hoy la experiencia es extremadamente positiva, también gracias al excelente trabajo del equipo de Run2AI: asistencia impecable, gran disponibilidad y máxima escucha a la hora de adaptar la plataforma a nuestras necesidades.
Caso de éxito
El Centro Medico Fisioterapico IGEA activó la Recepción Virtual omnicanal para eliminar llamadas perdidas, estructurar las devoluciones de llamada y reservar citas de rehabilitación de forma autónoma por voz, chat web y WhatsApp.
Más de 1.240 interacciones mensuales gestionadas; 10% convertidas en reservas autónomas; 100% de seguimiento de llamadas perdidas para fisioterapia y ortopedia.
Leer la historia completaSí. Con el programa de gestión integrado, la Virtual Reception de Run2AI reserva las sesiones de un ciclo de fisioterapia proponiendo solo los huecos realmente libres y registrando cada cita directamente en la agenda del centro.
Tú decides cómo se comporta el asistente con cada tratamiento. Las sesiones que no requieren valoración pueden reservarse de forma autónoma; un ciclo que el fisioterapeuta prefiere planificar tras la primera valoración puede configurarse como «a gestionar», de modo que el asistente recoge la solicitud y la pasa a recepción. El paciente puede cambiar o anular una sesión concreta también por la tarde o el fin de semana, por teléfono, chat o WhatsApp, y tras la reserva se envían los recordatorios por SMS o email que ya prevé tu programa de gestión.
La Virtual Reception se conecta al programa de gestión del centro de fisioterapia, consulta en tiempo real la agenda de cada fisioterapeuta y registra la cita en la que corresponde, sin solapamientos.
Si el paciente pide a su fisioterapeuta de confianza, el asistente busca solo en la disponibilidad de esa persona; si no tiene preferencia, le ofrece el primer hueco libre entre todos los fisioterapeutas que realizan el tratamiento solicitado. El programa de gestión sigue siendo el sistema principal: tratamientos, precios y profesionales se importan con un botón de «sincronizar», sin introducir nada dos veces.
Entre las integraciones activas están Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS y RB Software Center Ges.La.An.; quien trabaja con una agenda sencilla puede usar Google Calendar u Outlook Calendar. Con Doctolib sin Vettore no hay acceso en tiempo real a las agendas: el asistente responde a las preguntas, recoge la solicitud para recepción o lleva al paciente a la página de reserva online.
Lo atiende la Virtual Reception: la centralita del centro le pasa las llamadas según las reglas que tú decides, normalmente fuera de horario y cuando nadie en recepción o en el gimnasio puede dejar a un paciente.
El asistente da información y reserva o cambia sesiones; cuando hace falta una persona, en horario transfiere la llamada y, con el centro cerrado, registra una solicitud de devolución de llamada con nombre, número y un resumen. En el panel cada solicitud se queda en amarillo hasta que alguien la gestiona y pasa a verde cuando se ha llamado al paciente, con registro de quién lo hizo y cuándo. Funciona con centralitas VoIP, mediante una extensión dedicada, y con líneas tradicionales, mediante desvío de llamadas.
Es el camino que eligió el Centro Medico Fisioterapico IGEA, que con voz, chat web y WhatsApp eliminó las llamadas perdidas y ordenó las devoluciones de llamada.
No. La recepción virtual IA del centro de fisioterapia no da consejos clínicos ni elige la terapia: no entra a valorar síntomas y deja esa valoración a los fisioterapeutas.
Su trabajo es organizativo. Si el paciente ya sabe qué quiere reservar, lo entiende aunque use un nombre distinto al de tu lista de tratamientos, porque cada uno admite sinónimos y nombres coloquiales. Si la petición sigue sin estar clara, pide que la concrete o pasa al paciente a recepción. Y si el paciente describe una situación urgente, no continúa con una reserva ordinaria y le aconseja acudir a los servicios de emergencia (el 118 en Italia) o a urgencias.
La Virtual Reception pregunta al paciente con qué aseguradora o mutua está cubierto, para comprobar la cobertura según los convenios activos del centro de fisioterapia.
Los convenios son un capítulo de la documentación que actualizas desde el panel, también distinto para cada sede, junto con horarios, formas de pago y aparcamiento: cuando un acuerdo cambia, modificas ese capítulo y la información se aplica al momento por teléfono, en el chat y en WhatsApp. Además, puedes elegir un comportamiento distinto para cada tratamiento y modalidad, por ejemplo reserva automática para pacientes privados y recogida de la solicitud para recepción cuando hay un trámite con la aseguradora.
Sí. Con el módulo opcional de llamadas salientes, la Virtual Reception llama a los pacientes unos días antes de la sesión y les pide que confirmen, cambien o anulen la cita.
Es una conversación real, así que el paciente también puede hacer preguntas. El resultado aparece al momento en el panel y el hueco liberado por una anulación puede asignarse a otro paciente; si tras 2–3 intentos no contesta, puede enviarse un mensaje de WhatsApp. Las citas que hay que llamar salen del programa de gestión o de un archivo importado. Para recordatorios periódicos, como una revisión unos meses después de terminar el ciclo, hace falta un consentimiento sólido del paciente. Más detalles en la página sobre la gestión de llamadas salientes con IA.
Sí. La Virtual Reception trata los datos de los pacientes del centro de fisioterapia conforme al RGPD, con almacenamiento en Google Cloud Platform en Europa y modelos de IA ejecutados en Europa.
En la práctica:
Run2AI firma el nombramiento como encargado del tratamiento y entrega a tu delegado de protección de datos (DPD) una información específica. Encontrarás más respuestas sobre datos y grabaciones en las preguntas frecuentes sobre la recepción virtual IA.
La Virtual Reception para un centro de fisioterapia parte de 224 € al mes (IVA no incluido) para el canal telefónico.
El coste es modular: activas solo los canales que necesitas, como teléfono, WhatsApp y chat de la web, y puedes añadir otros más adelante. Hay tres conceptos: una activación única (configuración, pruebas y formación del personal), una cuota anual o trimestral y el consumo por encima del umbral incluido, que en el canal de voz es de 500 minutos de conversación efectiva al mes, unas 350 llamadas. La integración con el programa de gestión tiene un precio cerrado.
Normalmente el centro está operativo en 2–3 semanas y se puede empezar con un piloto, incluso solo fuera de horario. Antes de decidir, puedes llamar gratis al número de demostración de la web.
Reserva una demo gratuita y descubre cómo la Virtual Reception puede transformar la gestión de llamadas en tu centro de fisioterapia.
Reserva demo gratuitaConoce el producto completo: la secretaría virtual IA para centros médicos de Run2AI.