La recepción virtual IA para farmacias

Sí. La Virtual Reception de Run2AI reserva los servicios que la farmacia ofrece con cita, como el holter de tensión arterial, la espirometría y los análisis de sangre de primera instancia, proponiendo solo las franjas libres del calendario de la farmacia.

Antes de proponer una fecha, el asistente lee las instrucciones de preparación que has introducido, como el ayuno o las pausas de medicación, y se las comunica al cliente. Para cada servicio eliges el comportamiento:

• reserva autónoma, cuando el calendario está conectado;
• recogida de la solicitud, que el personal gestiona desde el panel;
• acceso libre, cuando basta con explicar horarios y modalidades sin fijar cita.

La Virtual Reception recoge las solicitudes de renovación de recetas por teléfono y por WhatsApp y las ordena en el panel, donde el farmacéutico las valida y las gestiona cuando tiene un momento libre en el mostrador.

Cada solicitud llega con nombre, número y resumen y funciona como un pequeño ticket: amarilla mientras está pendiente, verde cuando ya se ha contactado al cliente, con registro de quién la gestionó y cuándo. Si por WhatsApp llega la foto de una receta escrita a mano, el asistente no intenta leerla: se detiene, la farmacia recibe un aviso por email y alguien del equipo responde directamente al cliente. Los mensajes de voz también se transcriben y se pueden volver a escuchar. Puedes ver cómo funciona el canal en la página del bot de WhatsApp con IA.

No. La recepción virtual de la farmacia no da consejos sobre medicamentos, dosis, interacciones ni síntomas, porque son preguntas que corresponden al farmacéutico.

En horario, el asistente transfiere la llamada al mostrador o a la extensión que hayas indicado; con la farmacia cerrada, registra una solicitud de devolución de llamada con el resumen de la pregunta, para que el farmacéutico llame sabiendo ya de qué se trata. Si en la conversación surge una urgencia, no sigue con la solicitud ordinaria e indica los servicios de emergencia (el 118 en Italia) o urgencias. Su ámbito es organizativo e informativo: horarios, guardias, servicios, preparaciones y citas. Es una garantía para el cliente y una protección para la farmacia.

Lo decide la farmacia: con las reglas de la centralita eliges qué llamadas pasan a la Virtual Reception, por ejemplo las de fuera de horario y las que entran cuando todo el personal está en el mostrador.

Muchas llamadas a la farmacia son cortas y repetitivas: horarios, guardias, servicios disponibles, cómo prepararse para un holter o una espirometría. El asistente responde con la información que introduces en el panel y deja al personal lo que necesita a una persona. Con una centralita VoIP se crea una extensión dedicada; con una línea tradicional se usa un número dedicado con desvío de llamadas cuando nadie contesta. El único límite a las conversaciones simultáneas son las líneas de la centralita: con doce líneas, el asistente puede mantener doce conversaciones a la vez.

Sí. Si la farmacia no usa un programa de reservas, la Virtual Reception puede trabajar con Google Calendar u Outlook Calendar, consultando la disponibilidad e introduciendo directamente las citas de los servicios.

El personal ve las reservas del asistente directamente en el calendario de la farmacia, mientras que la duración y la preparación de cada servicio siguen en la documentación que el asistente usa para responder. Es la solución para quien hoy apunta las citas en una agenda sencilla, incluso en papel. Más información en la página de integración con Google Calendar.

Sí. La Virtual Reception nace multisede, así que un grupo o una cadena puede gestionar varias farmacias con una única configuración e información distinta para cada punto de venta.

Para cada farmacia defines horarios, dirección, guardias, cierres extraordinarios y servicios disponibles. Si cada punto de venta tiene su propio número, el asistente ya sabe desde dónde llega la llamada; con un número único, pregunta al cliente a qué farmacia se refiere. El personal puede asociarse a una o varias farmacias y en el panel ve solo las solicitudes que le corresponden. El coste por sede baja a medida que aumentan las farmacias, y se puede empezar con un piloto en una sola.

Sí. La Virtual Reception trata los datos de los clientes de la farmacia conforme al RGPD, con almacenamiento en Google Cloud Platform en Europa y modelos de IA ejecutados en Europa.

Incluso el nombre de un medicamento o de un servicio reservado puede revelar información de salud, por eso:

• las conversaciones están cifradas en reposo y solo las ve quien accede al panel con sus propias credenciales;
• ningún modelo se entrena con las conversaciones de los clientes;
• la farmacia elige cuánto tiempo conservarlas, con borrado automático al terminar el plazo;
• el asistente se presenta como asistente virtual y remite a la política de privacidad de la farmacia.

Run2AI firma el nombramiento como encargado del tratamiento. El resto de dudas sobre privacidad y grabaciones están en las preguntas frecuentes sobre la recepción virtual IA.

La Virtual Reception para una farmacia parte de 224 € al mes (IVA no incluido) para el canal telefónico.

El coste tiene tres conceptos: una activación única, que incluye configuración, pruebas y formación del personal; una cuota anual o trimestral; y el consumo por encima del umbral incluido, de 500 minutos de conversación efectiva al mes, unas 350 llamadas. Solo cuenta el tráfico que llega al asistente: según nuestra experiencia, quien lo usa fuera de horario y en los picos suele quedarse dentro del umbral. WhatsApp y el chat de la web se añaden solo si los necesitas.

Normalmente la farmacia está operativa en 2–3 semanas, y puedes llamar gratis cuando quieras al número de demostración de la web para escuchar cómo responde.