La recepción virtual IA para centros oftalmológicos

Sí: uno de los primeros clientes de Run2AI es una clínica oftalmológica especializada en cataratas, con pacientes de edad muy avanzada, y la Virtual Reception ha demostrado la misma eficacia que con los pacientes más jóvenes. No hay menús de «pulse 1»: el paciente habla como lo haría con recepción, puede interrumpir y cambiar de tema, y la velocidad de la voz está ajustada para que resulte clara incluso para los pacientes de más edad.

Estimamos que la conversación avanza sin problemas en el 95–98 % de los casos. En el 1–2 % de llamadas difíciles, que también lo serían para un operador, el asistente detecta que la conversación no progresa y la pasa a una persona.

Sí: la Virtual Reception reserva consultas oftalmológicas, revisiones periódicas, seguimientos y pruebas instrumentales como OCT, campo visual y topografía corneal, respetando las duraciones y los recursos que tu clínica tiene configurados en el programa de gestión. Si el paciente pide un oftalmólogo por su nombre, busca solo en sus agendas; si no, ofrece la primera disponibilidad de todos los médicos que realizan ese servicio.

Cuando la petición es genérica («tengo que revisarme la vista»), el asistente hace las preguntas necesarias para llegar al servicio correcto de tu lista de precios, y los nombres coloquiales de las pruebas se pueden añadir como sinónimos. Los servicios que prefieras gestionar tú se quedan en modalidad Por gestionar: el asistente recoge la solicitud y recepción devuelve la llamada.

La Virtual Reception se integra con Doctolib Vettore, Caremed (Innogea), Alfadocs, DBMedica, Medinformatica Medistudio, Multimedia Medica Siomed, Bollino IT, BCS y RB Software Center Ges.La.An.; una clínica sin programa de gestión, incluso con agenda en papel, puede empezar con Google Calendar u Outlook Calendar. En ambos casos el asistente lee la disponibilidad en tiempo real y registra la cita, y si tu programa de gestión envía recordatorios por SMS o email, se siguen enviando.

La clínica oftalmológica Postorino-La Mattina, por ejemplo, trabaja con el Google Calendar de cada médico: los médicos siguen actualizando sus calendarios como siempre y el asistente reserva directamente en ellos. Con Doctolib sin Vettore, en cambio, el asistente recoge la solicitud para recepción o lleva al paciente a tu página de reserva online.

Sí: la Virtual Reception lee las instrucciones de preparación asociadas a cada servicio antes de proponer fechas, así el paciente las escucha antes de elegir el día. Son las indicaciones que fija tu clínica, por ejemplo venir acompañado o traer las gafas que usa o los informes de consultas anteriores, y llegan de los servicios sincronizados desde el programa de gestión o de la documentación.

La misma información vale para teléfono, WhatsApp y chat, y se actualiza en un solo sitio. Si un paso de la preparación requiere el criterio del médico, como suspender un tratamiento, el asistente no lo decide: repite solo lo que está escrito y pasa cualquier duda a recepción.

Para una intervención que requiere coordinar varias agendas, como cirujano y anestesista, la Virtual Reception usa la modalidad Por gestionar: recoge los datos del paciente, el servicio solicitado y sus preferencias, y crea una solicitud que recepción encuentra en el panel. Así la planificación sigue en manos del equipo, mientras el asistente se ocupa de recopilar la información.

Las solicitudes funcionan como un pequeño sistema de tickets: en amarillo las pendientes, en verde las ya devueltas, con registro de quién llamó y cuándo. Las consultas y pruebas más sencillas pueden quedarse en modalidad Integrada, con reserva directa en la agenda.

La Virtual Reception no da consejos clínicos ni entra a valorar síntomas, pero reconoce los elementos de urgencia en lo que dice el paciente (por ejemplo, «me operaron y tengo que ir ahora mismo, ha pasado algo grave»): en ese caso no sigue con una reserva ordinaria, aconseja acudir a urgencias, llamar a los servicios de emergencia (el 118 en Italia) o ir a la clínica según las reglas que hayas fijado, y, si está previsto, lanza una alerta o pasa la llamada enseguida a una persona.

Igual que un operador, no puede adivinar una urgencia que el paciente no expresa. Si llega por WhatsApp la foto de un ojo, el asistente no la analiza: se detiene y recepción recibe un aviso por email para responder personalmente. Más información sobre el bot de WhatsApp con IA para centros médicos.

Sí: con la Virtual Reception los datos de los pacientes se quedan en Europa, en Google Cloud Platform, con modelos de IA ejecutados en Europa, cifrado en reposo y sin entrenar ningún modelo con las conversaciones. El asistente siempre dice que es un asistente virtual y remite a la política de privacidad de la clínica.

Tú eliges cuánto tiempo se conservan las conversaciones, con borrado automático al vencer el plazo (por ejemplo, al cabo de uno o dos meses); los datos solo se ven en claro al entrar en el panel con credenciales propias. Run2AI firma como encargado del tratamiento y facilita a tu DPD la información y la documentación sobre los servidores; las grabaciones de audio sirven solo para resolver incidencias técnicas, se borran en un plazo máximo de 7 días y solo puede escucharlas el responsable técnico autorizado.

Para una clínica oftalmológica, la Virtual Reception parte de 224 € al mes, IVA no incluido, en el canal telefónico, con 500 minutos de conversación incluidos al mes; a eso se suman una activación única y, por encima de esa franja, el consumo por minuto. Puedes empezar solo con el teléfono y añadir después WhatsApp, chat o llamadas salientes, y la cuota también se puede pagar cada tres meses.

La activación suele llevar de 2 a 3 semanas, con la formación del personal incluida. Antes de decidir, puedes llamar al número de demostración de la web y pedir a tus compañeros y socios que lo prueben también; después de la demo hay un entorno de prueba donde ves las llamadas de test en tiempo real en el panel. Más respuestas en las preguntas frecuentes sobre la Virtual Reception.