Digitalizzazione dei processi clinico-amministrativi
- Run2AI
- 28 mag
- Tempo di lettura: 3 min
Aggiornamento: 12 giu
La storia di successo di DayClinic nella digitalizzazione dei processi di gestione delle sale operatorie
DayClinic è una struttura medica privata all’avanguardia, situata nel cuore della città di Milano. Specializzata in prestazioni ambulatoriali e interventi in regime di day-surgery, la clinica mette a disposizione di medici e chirurghi un ambiente altamente professionale, dotato di ambulatori moderni e sale operatorie attrezzate secondo i più alti standard di sicurezza e tecnologia.
Contesto
La gestione delle sale chirurgiche e delle relative attività pre-operatorie rappresenta una sfida complessa per le strutture sanitarie, soprattutto quando si tratta di coordinare in modo efficiente medici, pazienti e segreteria amministrativa. Infatti per DayClinic, che opera in regime ambulatoriale e di day-surgery, l’efficienza dei flussi informativi è fondamentale per garantire rapidità, precisione e qualità del servizio.
Per rispondere a questa esigenza, è stata sviluppata una soluzione digitale personalizzata che centralizza la raccolta e la gestione delle informazioni relative agli interventi chirurgici. Attraverso un sistema integrato che facilita la comunicazione tra medici per poter monitorare ogni fase del processo chirurgico, riducendo errori, tempi di attesa e documentazione mancante.
Questa iniziativa si inserisce in un percorso più ampio di digitalizzazione dei processi clinico-amministrativi, con l’obiettivo di migliorare la comunicazione tra le parti coinvolte e garantire al paziente un’esperienza più fluida e sicura.
Sfida
DayClinic si trovava a gestire quotidianamente un flusso significativo di richieste chirurgiche, coinvolgendo più interlocutori: medici, pazienti e personale di segreteria.
Tuttavia, l’assenza di un sistema centralizzato e digitale comportava una serie di criticità operative.
Le informazioni venivano raccolte e condivise principalmente tramite email e messaggistica istantanea (es. WhatsApp), strumenti poco adatti a garantire tracciabilità, sicurezza e coerenza dei dati.
Questo metodo frammentato esponeva la clinica a diversi rischi:
Smarrimento o duplicazione delle informazioni
Difficoltà nel verificare la completezza della documentazione
Mancanza di uno storico accessibile
Scarsa compliance con i requisiti di privacy
Difficoltà nel monitorare la documentazione mancante o errata.
La gestione manuale dei dati comportava, quindi, un dispendio di tempo, un carico operativo elevato e un margine di errore significativo, specialmente in contesti ad alta rotazione come quello della chirurgia ambulatoriale e day-surgery.
Questa situazione ha evidenziato con urgenza la necessità di dotarsi di uno strumento digitale, scalabile e sicuro che potesse garantire un flusso informativo fluido, monitorabile e conforme alle normative vigenti.
Soluzione
Per ottimizzare il processo di gestione delle richieste chirurgiche e migliorare la comunicazione tra medici, pazienti e segreteria, è stata sviluppata una soluzione digitale integrata composta da 3 moduli gestiti tramite strumento JotForm e connessi all’applicativo personalizzato DayClinic, costruito su piattaforma AppSheet.
Il sistema consente la raccolta, l’elaborazione e la visualizzazione centralizzata delle informazioni in pochi semplici passaggi:
Modulo Scheda MedicoInviato via email o WhatsApp al professionista o alla sua segreteria, raccoglie i dettagli dell’intervento (tipo di operazione, chirurgo responsabile, data). I dati alimentano la sezione dedicata ai dettagli della “Prenotazione” sull’app.
Modulo Scheda PazienteInviato al paziente per raccogliere dati anagrafici e informazioni personali. Le informazioni confluiscono nella sezione dedicata ai “Dati Paziente” sull’applicazione.
Modulo Dettagli Paziente (Integrativo)Utilizzato in caso di documentazione mancante. Può essere inviato con un clic direttamente dall’app, senza passare da email o messaggi esterni.
La forza della soluzione risiede nella centralizzazione dei dati e nell’automazione intelligente. Tutte le informazioni raccolte, per garantire l’univocità del record, vengono associate in base a 2 parametri chiave:
codice fiscale
data dell’intervento
Tali dati amministrativi vengono notificati via email alla segreteria, che ha accesso per finalità di monitoraggio, mentre i dati clinici sono accessibile per i 4 giorni lavorativi successivi, alla data dell’intervento, solo da parte del personale autorizzato (medici ed infermieri), dopodiché vengono eliminati automaticamente dal sistema.
Questa architettura permette a DayClinic di gestire in modo strutturato l’intero processo pre-operatorio, migliorando la comunicazione tra i reparti, aumentando la precisione nella raccolta dati e riducendo drasticamente tempi e margini d’errore.
Impatto
La nuova applicazione ha semplificato e strutturato la gestione delle richieste delle sale chirurgiche, migliorando l’efficienza, controllo e sicurezza in tutte le fasi del processo. Grazie alla strutturazione dei dati e all’automazione dei flussi, la clinica ha potuto:
Ridurre il rischio di errori o perdita di dati
Accelerare i tempi di raccolta e verifica delle informazioni
Garantire la sicurezza e la privacy delle informazioni sensibili
Aumentare la completezza e la qualità della documentazione
Avere una visione aggiornata in tempo reale e centralizzata dello stato di ogni intervento
Nel complesso, la soluzione ha permesso a DayClinic di evolvere da una gestione manuale e disgregata a un sistema digitale, tracciabile e orientato al paziente, rafforzando al tempo stesso la capacità della struttura di offrire un servizio di alta qualità, rapido e conforme alle normative.
