Universiis - Ospizio Marino
Grado
Come la Virtual Reception risponde ad ogni dubbio prima del ricovero presso l'Ospizio Marino di Grado
Una struttura RSA e di riabilitazione specialistica ha ridisegnato i flussi di accoglienza grazie all'Intelligenza Artificiale.
L'Ospizio Marino di Grado è una struttura privata convenzionata con l'Azienda Sanitaria Universitaria Giuliano Isontina. Opera su due fronti complementari: l'accoglienza in regime RSA per persone non autosufficienti e la riabilitazione specialistica per invalidi civili ex Art. 26, che necessitano di un percorso riabilitativo in regime di ricovero o in forma ambulatoriale, tra visite specialistiche e trattamenti fisioterapici.
La sfida: pazienti che hanno bisogno di risposte
Chi entra in contatto con l'Ospizio Marino, che sia il paziente o un suo caregiver, spesso si trova ad affrontare un ricovero in struttura. La procedura di ricovero rappresenta un momento delicato che richiede preparazione psicologica e gestione di adempimenti burocratici articolati.
- Alto volume di dubbi pratici su costi, documenti e modalità di ingresso.
- Sovraccarico del centralino e collo di bottiglia in accettazione.
- Tempo sottratto all'accoglienza fisica dei nuovi ospiti e ai bisogni più delicati delle famiglie.
Questo limite strutturale era destinato a perpetuarsi finché il telefono restava l'unico punto di contatto vincolato a orari rigidi.
La soluzione: autonomia dell'utente 3 volte superiore grazie all'AI
Per superare il limite del centralino e rispondere tempestivamente alle esigenze delle famiglie, l'Ospizio Marino ha introdotto la Virtual Reception sanitaria basata su Intelligenza Artificiale. L'obiettivo è stato duplice: abbattere le barriere d'accesso per gli utenti e aumentare il tempo disponibile degli operatori interni, sollevandoli dalle mansioni ripetitive.
Disponibilità h24 e precisione informativa
La Virtual Reception è attiva in ogni momento della giornata, festivi inclusi, e risponde con chiarezza e precisione ai dubbi più ricorrenti su tariffe, documenti e modalità di ricovero.
Gestione organizzata delle richieste
Grazie al tracciamento di ogni conversazione, gli operatori non perdono richieste di informazioni o prenotazioni e possono ricontattare il paziente direttamente dal pannello di controllo.
Flessibilità nelle modifiche
Il sistema permette di variare o disdire gli appuntamenti in tempo reale, riducendo code telefoniche e tempi di attesa per pazienti e caregiver.
L'impatto sui numeri: crescita esponenziale e autonomia
Nei primi tre mesi, la transizione digitale ha eliminato il collo di bottiglia telefonico e restituito autonomia ai pazienti e tempo prezioso al personale.
Gestire RSA e riabilitazione significa rispondere a mille dubbi di pazienti e caregiver prima del ricovero, cosa che ci intasava il centralino. La Virtual Reception gestisce autonomamente prenotazioni e richieste informative: azzeriamo la burocrazia telefonica e gli operatori possono dedicarsi ad accogliere i pazienti in accettazione.
Conclusioni e prossimi step: verso un'accoglienza più integrata
Il successo nell'adozione della Virtual Reception rappresenta il primo passo di una strategia di digitalizzazione mirata a migliorare l'esperienza dell'utente e l'efficienza operativa. I prossimi sviluppi si concentreranno sulla gestione delle richieste complesse, per supportare gli utenti che, dopo aver risolto i dubbi generali con l'AI, necessitano di risposte verticali sulla propria permanenza.
Questo step perfezionerà la sinergia tra intelligenza artificiale e professionalità umana, garantendo ai pazienti un punto di contatto sempre più efficiente e personalizzato.
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